Dit artikel is voor het laatst ge-update op 6 november 2017
U heeft het ongetwijfeld gehoord: Eindelijk gaat de Nederlandse overheid e-facturatie verplicht stellen. In november 2018 op 18 april 2019 wordt een nieuwe wetgeving van kracht waarbij aanbestedende diensten verplicht moeten gaan e-factureren. Wat betekent dit nu voor uw organisatie? Wat mogen we de komende jaren verwachten op het gebied van e-facturatie? In dit blog kijken we naar de laatste ontwikkelen op het gebied van e-facturatie -de heilige graal van digitaal factureren-. Om uw geheugen nog even op te frissen kunt u ons artikel lezen over de verschillen en overeenkomsten tussen digitaal factureren en e-factureren.
Dag foutgevoelig en duur proces!
Veel crediteurenadministraties keken al jaren uit naar standaardisatie van digitale factuurverwerking door het invoeren van wet- en regelgeving voor e-facturatie. Een brede adoptatie van e-facturen luidt namelijk definitief het einde in van het scannen en herkennen en in sommige, ongelukkige gevallen, zelfs het overtypen van factuurgegevens. Dag foutgevoelig en duur proces, hallo volledig automatische factuurverwerking!
De Digitale Overheid verwoord het zo:
“E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen."
Wat zijn aanbestedende diensten?
In de nieuwe wet worden Aanbestedende diensten verplicht om te gaan e-factureren. Volgens de Aanbestedingswet zijn dit:
- De staat
- Provincie
- Gemeente
- Waterschap
- Publiekrechtelijke instelling zoals academische ziekenhuizen, omroepverenigingen en onderwijsinstellingen
- Samenwerkingsverband van overheden of een publiekrechtelijke instelling
Wat houdt de nieuwe wetgeving in?
De Europese richtlijn (2014/55/EU) bepaalt dat uiterlijk 18 april 2019 alle aanbestedende diensten e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Deze datum was oorspronkelijk gesteld op 27 november 2018, maar deze datum is niet gehaald. In de richtlijn staat namelijk beschreven dat de norm voor e-factureren uiterlijk 18 maanden na publicatie geïmplementeerd moet zijn. De norm zou in mei 2017 gepubliceerd worden, maar dit is niet gebeurd. Uiteindelijk is de norm gepubliceerd op 17 oktober 2017. Op pagina 2 van het Publicatieblad van de Europese Unie, onder de kop 'besluiten' is te lezen:
“UITVOERINGSBESLUIT (EU) 2017/1870 VAN DE COMMISSIE van 16 oktober 2017 betreffende de bekendmaking van de referentie van de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen overeenkomstig Richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad”.
Hiermee is de Europese Norm 16931 officieel gepubliceerd en zijn de implementatietermijnen officieel gaan lopen. Tellen we 18 maanden op bij 17 oktober 2017 dan komen we eigenlijk uit op 17 april, maar de Europese Unie heeft de uiterste deadline net ietsje later gesteld, namelijk op 18 april 2019. Op bladzijde 20 van het Publicatieblad is te lezen:
"18 april 2019 is de uiterste datum voor het in werking doen treden van de in artikel 11, lid 2, eerste alinea, van Richtlijn 2014/55/EU bedoelde maatregelen".
Vanaf dat moment zijn alle aanbestedende diensten verplicht om te e-factureren bij opdrachten die onder de aanbestedingsrichtlijnen vallen en dus boven de geldende Europese drempelbedragen liggen. Dit is te lezen in artikel 1 van de Europese richtlijn 2014/55/EU.
Aanleiding Europese richtlijn 2014/55/EU
De aanleiding voor deze Europese richtlijn is de trage adoptatie van e-facturatie in Europa. In september 2015 schreven we al dat de adoptatie van digitale facturen in Nederland nog bedroevend laag was en wat ons inziens de achterliggende redenen hiervoor waren. In veel Europese landen was dit niet anders. Omdat e-facturatie efficiency en kostenbesparingen oplevert, heeft de EU besloten om te gaan standaardiseren.
Wat houdt de richtlijn verder in? Er komt één Europees gegevensmodel voor de e-factuur. Dit gegevensmodel komt beschikbaar in vier syntaxen (bestandsformaten): UBL, GS1, EDIFACT en XML20022. Er wordt hierbij rekening gehouden met het mkb, transacties tussen commerciële partijen, de bruikbaarheid, kosten, privacy, technologische neutraliteit/toegankelijkheid en internationale normen. De wettelijk verplichte gegevens die nu op een factuur vermeld dienen te worden, veranderen niet.
Wat gebeurt er in Nederland op het gebied van e-factureren?
De Rijksoverheid wil een voorbeeldrol op het gebied van digitaal factureren spelen. Vanaf 1 januari 2017 verplichten zij bij alle nieuwe contracten, leveranciers om e-facturen te sturen. Deze datum werd al bekendgemaakt in de voorjaarsrapportage Regeldruk 2016 aan de Tweede Kamer en is bepaald in overleg met onder meer VNO-NCW/MKB NL, Bouwen Nederland en andere brancheorganisaties.
Het programmabureau e-factureren van PIANOo (onder andere bekend van tendernet) is samen met de VNG een project gestart om gemeenten, provincies en waterschappen te helpen bij het implementeren van de nieuwe wetgeving. BCT is een van het handjevol leveranciers die deelneemt in de Expert-groep E-factureren van PIANOo. Deze Expert-groep is in het leven geroepen om gemeenten te ondersteunen bij de technische- en organisatorische adaptatie van e-facturatie.
De gevolgen van de e-facturatie wetgeving voor aanbestedende diensten
Vanaf april 2019 zijn de aanbestedende diensten dus verplicht om e-factureren te kunnen ontvangen en verwerken. Al eerder, op 1 januari van dit jaar, moesten de G32 gemeenten een oplossing voor e-facturatie hebben geïmplementeerd. Na deze fase zullen deze aanbestedende diensten waarschijnlijk naar het voorbeeld van de Rijksoverheid ook hun leveranciers verplichten om te gaan e-factureren, zoals enkele aanbestedende diensten al doen.
De gevolgen van de e-facturatie wetgeving voor bedrijven
Het aanleveren van facturen aan de Rijksoverheid en Rijksdiensten kan per 1 januari 2017 voor nieuwe contracten alleen nog maar op 3 manieren:
- Simplerinvoicing – Een netwerk waarmee klanten en leveranciers in verbinding staan en waarbij de factuurgegevens direct vanuit het ene systeem in het andere worden gelezen.
- Digipoort – De berichtendienst van de overheid. Hier is een speciale koppeling voor nodig en vooral handig voor bedrijven die veel facturen aan de overheid versturen.
- Een online formulier vanuit DigiInkoop waarin leveranciers hun incidentele facturen kunnen aanleveren.
Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van de Digitale Overheid.
Het is nog niet definitief vastgesteld maar het verplicht aanleveren van e-facturen aan gemeenten, waterschappen en provincies zal waarschijnlijk medio 2018/2019 ook verplicht gesteld worden bij nieuwe contracten. De manier waarop de facturen aangeleverd moeten gaan worden, zal mogelijk afwijken van de wijze waarop dit moet gebeuren bij de Rijksoverheid. Het digitaal factureren via e-mail zal waarschijnlijk wel een optie blijven.
Zoals u in dit artikel heeft kunnen lezen, staat er veel te gebeuren de komende tijd! Wij houden u in ieder geval op de hoogte van de komende ontwikkelingen. Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen, of heeft u behoefte om eens met ons te sparren over het onderwerp e-factureren? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag!
