De manier waarop in Nederland postverwerking plaatsvindt is sinds 1799, het jaar waarin de post in Nederland is genationaliseerd, behoorlijk veranderd. Feit is ook dat het postvolume tot aan het begin van deze eeuw alleen maar is toegenomen. Aan deze groei is een aantal jaar geleden een einde gekomen. Tegenwoordig versturen we steeds minder papieren post -PostNL noteerde over 2014 een volumedaling van bijna 11%- wat mede veroorzaakt wordt door toenemende vormen van elektronische communicatie zoals internetbankieren, e-mail en Whatsapp.
Ondanks deze ontwikkeling blijven nog altijd veel mensen en organisaties vasthouden aan communicatie op papier. Het handmatig verwerken en verspreiden van papieren poststukken door de organisatie is vandaag de dag echter geen houdbare optie meer en staat in schril contrast met de digitaliseringslag die veel organisaties doorvoeren. Voordat een inkomend poststuk bij de juiste persoon op het bureau ligt, moet er namelijk heel wat mee gebeuren. Een inefficiënt proces met de nodige risico’s. Aan de hand van enkele, wellicht herkenbare voorbeelden, ziet u waarom het werken met papieren poststromen echt niet meer van deze tijd zou moeten zijn.
De risico’s van fysieke postverwerking
- Post raakt kwijt
- Post komt niet op tijd aan
- Post komt bij de verkeerde persoon aan
- Vertrouwelijke post komt bij de verkeerde onder ogen
#1 Post raakt kwijt
Poststukken die een organisatie ontvangt, komen in veel gevallen centraal binnen op een postkamer of bij de receptie. Een ‘sorteercentrum’ van waaruit inkomende post verder in de organisatie wordt verspreid. Overzicht houden is vaak lastig omdat post naast papieren documenten ook als faxbericht (ja, dat gebeurt nog steeds), e-mail, WhatsApp of webformulier binnenkomen. Het aantal inkomende documenten neemt alsmaar toe. De kans dat een papieren document kwijtraakt of niet compleet op de juiste bestemming binnen de organisatie terecht komt is hierdoor reëel aanwezig. Het enige wat dan bekend is, is dat een poststuk is ingetekend en ontvangen, maar waar het zich vervolgens binnen de organisatie bevindt, weet niemand.
#2 Post komt niet op tijd aan
Post komt dus in grote aantallen op verschillende manieren een organisatie binnen. Handmatige postverwerking en het verspreiden van vooral papieren post naar de juiste geadresseerde kost veel tijd en zorgt voor een vertraging in de afhandeling van het ontvangen poststuk. Wanneer het bijvoorbeeld gaat om een aanvraag voor een vergunning of een opzegging die voor een bepaalde datum moet zijn ingediend, kan dit tot vervelende situaties leiden. Een reactie richting de klant laat hierdoor ook langer op zich wachten. In een tijd waarin veel organisaties er alles aan doen om de kwaliteit van hun dienstverlening naar een hoger niveau te tillen, is juist een snellere en betere communicatie met klanten gewenst.
#3 Post komt bij de verkeerde persoon aan
Het handmatig uitsorteren en verspreiden van de inkomende post is mensenwerk. En omdat mensen geen computers zijn, bestaat er altijd een kans dat bij deze vorm van postverwerking poststukken niet direct op de juiste plek in de organisatie terecht komen. Zonder er direct erg in te hebben, liggen er documenten onbehandeld op iemands bureau te wachten die eigenlijk voor een andere persoon zijn bestemd. Tegen de tijd dat deze persoon erachter komt dat het document niet voor hem of haar bestemd is en heeft uitgezocht voor wie of welke afdeling het wel bestemd is, zijn er vaak al dagen overheen gegaan. Het gevolg is dat er onnodig tijd verloren gaat en met een beetje pech zorgt dit voor irritaties op de werkvloer of nog erger: dat poststukken te laat aankomen bij de geadresseerde.
#4 Vertrouwelijke post komt bij de verkeerde onder ogen
Nog erger wordt het wanneer vertrouwelijke documenten bij de verkeerde onder ogen komen. En daar hoeft helemaal geen opzet bij te zijn! Een even onachtzame medewerker heeft niet direct in de gaten dat het om vertrouwelijk informatie gaat die eigenlijk bestemd is voor een collega die tegenover zit. Wat heeft iemand al gelezen en welke conclusies heeft deze persoon al getrokken voordat hij of zij tot besef komt dat deze informatie eigenlijk niet voor hem of haar bestemd is? Het is maar goed dat de afzender hier niet van op de hoogte is! Als een professionele en integere organisatie wilt u deze situaties natuurlijk uitsluiten en dat kan alleen maar door een einde te maken aan papieren postverwerking!
Hoe zeer uw organisatie ook haar best doet, deze valkuilen zijn uiteindelijk onvermijdelijk. Voor veel organisaties is dit mede een aanleiding om definitief vaarwel te zeggen tegen papieren poststromen en om over te stappen naar digitale postverwerking. Met het inrichten van een digitale postkamer worden alle handmatige taken rondom de postverwerking (fysieke én digitale post) volledig geautomatiseerd. Het is daarmee een oplossing om bovengenoemde risico’s voor een groot deel uit te sluiten.
