Wat is de bewaartermijn van het personeelsdossier?

De bewaartermijn van een personeelsdossier wordt bepaald door meerdere wetten en regels. Zo schrijft de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor dat documenten die persoonsgegevens bevatten niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Andere wet- en regelgeving schrijven u juist het omgekeerde voor: een bewaarplicht in plaats van een vernietigingsplicht. Daar komt nog bij dat de bewaartermijn niet voor ieder document hetzelfde is, dit kan behoorlijk verwarrend zijn. Op deze pagina zetten we de wetten en regels met betrekking tot de bewaartermijnen van personeelsdossiers voor u op een rij.

Inhoud

• Vernietigingsplicht personeelsdossier
• Bewaarplicht personeelsdossier
• Bewaar- vernietigingsplicht personeelsdossiers voor overheden
• Bewaken van bewaar- en vernietigingstermijnen

Vernietigingsplicht personeelsdossier

Een personeelsdossier bevat persoonsgegevens, het is daarom logisch dat veel bewaartermijnen van personeelsdocumenten verbonden zijn met de wetgeving op persoonsgegevens.

Bewaartermijn persoonsgegevens in de praktijk

Personeelsdocumenten bevatten persoonsgegevens, dus dit betekent dat personeelsdocumenten vernietigd moeten worden zodra u ze niet meer nodig hebt voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld.

In de praktijk betekent dit dat u personeelsdossiers mag bewaren zolang mensen in dienst zijn van uw organisatie. Maar in het geval van uitdiensttreding moet u de personeelsdossiers vernietigen zodra er geen (fiscale) bewaarplicht meer is. Lees verderop in dit artikel meer over de bewaarplicht van personeelsdossiers.

AVG

De Wet Bescherming Persoonsgegevens werd op 25 mei 2018 vervangen voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verordening bestond al, maar op 25 mei 2018 werd er een Uitvoeringswet ingevoerd. Vanaf dat moment moeten alle organisaties in Europa zich conformeren aan de AVG. Deze wet gaat nog verder dan de WBP. De belangrijkste veranderingen liggen in de accountability sfeer. Er wordt meer verantwoordelijkheid neergelegd bij organisaties om zelf aan te tonen dat zij zich houden aan deze wet.

Patrick Van Eecke, partner van de privacypraktijk bij het advocatenkantoor DLA Piper, werd geïnterviewd door het FD. Volgens hem zijn bedrijven veel te laat wakker geworden:

“Ze beseffen zich nu pas dat het niet gaat om eventjes de privacypolicy op de website aanpassen. Voor een goede implementatie heb je zeker één en misschien wel twee jaar nodig.”

Bewaartermijnen veranderen niet onder AVG

De AVG gaat op veel punten verder dan de WBP, maar dit geldt niet voor bewaartermijnen en daarmee dus ook niet voor de bewaartermijnen van personeelsdossiers. Bewaartermijnen veranderen namelijk niet onder de AVG, dit is te lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wel moet u ervoor zorgdragen dat u bepaalde zaken geregeld heeft omtrent bewaartermijnen:

• U dient vantevoren te bepalen hoe lang bepaalde documenten bewaard gaan worden. Als dit niet mogelijk is dan dient u in ieder geval de criteria op te stellen voor het vaststellen van bewaartermijnen. Voor overheden zal dit geen punt zijn want zij nemen bewaartermijnen op in selectielijsten. Niet-overheden echter, zullen hier naar verwachting de nodige aandacht aan moeten besteden.
• Voor organisaties met meer dan 250 werknemers geldt dat bewaartermijnen opgenomen moeten worden in een register van verwerkingsactiviteiten. Ook voor organisaties met minder dan 250 werknemers kan deze plicht gelden, bijvoorbeeld als de organisatie informatie verwerkt die een bepaald risico met zich meebrengt. U leest meer over de uitzonderingen op de pagina over verantwoordingsplicht van de Autoriteit Persoonsgegevens.
• De mensen van wie u gegevens verwerkt dienen geinformeerd te worden over bewaartermijnen. Onder de AVG bent u dus verplicht om uw medewerkers te informeren over hoe lang u bepaalde gegevens bewaard. Ook nadat zij uit dienst zijn.

Vernietingsplicht bij sollicitaties

Voor gegevens van sollicitaties is een specifieke vernietigingsplicht van toepassing. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat gegevens van sollicitanten maximaal één jaar mogen worden bewaard, maar uitsluitend wanneer de sollicitant hier expliciete toestemming voor heeft gegeven.

Heeft u geen toestemming van de sollicitant om de gegevens te bewaren? Dan is het raadzaam om de sollitatiegegevens binnen vier weken te vernietigen. Deze vernietigingsplicht is tevens opgenomen in de richtlijn van de Sollicitatiecodecommissie (van de NVP). Een uitzondering geldt voor uitzendbureaus. Zij mogen deze gegeven vijf jaar bewaren.

Het gaat om alle gegevens van sollicitaties. In de praktijk komen deze documenten vaak voor:

• Assessments / capaciteitentesten
• CV’s
• Getuigschriften
• Medische keuring
• Referenties
• Psychologische onderzoeken
• Solliciatiebrieven
• Screening
• Alle andere documenten en/of aantekeningen over sollicitanten

Bewaarplicht personeelsdossier

Voor verschillende gegevens in een personeelsdossier geldt een bewaarplicht. Deze bewaarplicht is niet voor iedere documentsoort hetzelfde. Er zijn termijnen voor bewaarplicht van zeven, vijf en één jaar.

Fiscale bewaarplicht: 7 of 5 jaar

De Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht organisaties om gegevens die fiscaal relevant zijn zeven jaar te bewaren.

• Afspraken m.b.t. levensloopregelingen
• Afstandsverklaring woon-werkverkeer
• Arbeidsvoorwaarden
• Datum van indiensttreding
• Persoonlijke gegevens (met name NAW gegevens en burgelijke staat)

Voor enkele documenten geldt dat u ze “slechts” 5 jaar hoeft te bewaren. Bovendien vermeldt de Autoriteit Persoonsgegevens dat deze termijn ingaat op het moment dat werkemers uit dienst gaan bij uw organisatie.

• Beschikkingen of overige verklaringen van werknemers
• Loonbelastingverklaringen (dit geldt ook voor oude verklaringen die vervangen zijn voor nieuwe)
• Kopie identiteitsbewijs

Bewaartermijn personeelsdossier overheid

Voor de overheid geldt dat ook de Archiefwet om de hoek komt kijken. De Archiefwet bepaalt dat (een deel van) overheidsinformatie bewaard moet blijven, maar schrijft ook een vernietigingsplicht voor.

De Archiefwet zegt hierover:

De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Voor overheden geldt dus een bewaarplicht voor personeelsdossiers, maar als deze verstreken is dan dient er direct vernietigd te worden. In de Archiefwet zelf is geen algemene bewaartermijn opgenomen voor personeelsdossiers van een overheid. Sterker nog in de Archiefwet is geen enkele specifieke bewaartermijn opgenomen.

Selectielijsten

Wat de Archiefwet wel voorschrijft is dat ieder overheidsorgaan verplicht is om in een geldige selectielijst vast te leggen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor bewaring en welke voor vernietiging.

Letterlijk staat er in artikel 5:

De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

Een dergelijke lijst is onderverdeeld in categorieën en beschrijft hoe lang bepaalde archiefbescheiden bewaard moeten worden. Hier horen dus ook de personeelsdossiers van overheden bij. Een selectielijst mag niet ouder zijn dan 20 jaar en wordt vasgesteld volgens een wettelijke procedure.

De bewaartermijn van documenten in personeelsdossiers van overheden worden dus vastgelegd in selectielijsten. De vastgestelde (en de nog vast te stellen) selectielijsten zijn te downloaden op de website van het Nationaal Archief.

Ter illustratie een gefilterde weergave van de Selectielijst voor de archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Hier kunt u duidelijk zien dat gemeenten de meeste personeelsdocumenten 10 jaar dienen te bewaren, maar voor sommige documenten geldt een afwijkende termijn zoals een persoonlijk ontwikkelingsplan. Die moet na 5 jaar al vernietigd worden.

Bewaken van bewaartermijnen

Er zijn meerdere software oplossingen waarmee u bewaartermijnen van documenten of dossiers kunt bewaken. Voor de oplossingen van BCT geldt dat er in Corsa een proces bestaat voor vernietigen of overdragen. Hiermee kunnen dossiers, of bepaalde documenten binnen dossiers worden vernietigd of overgedragen naar een archiefbewaarplaats.

Proces vernietigen en overdragen in Corsa

Een overdracht of vernietiging start vanuit de dossiergedachte. Dit betekent dat in principe hele dossiers worden vernietigd of overgedragen. In de meeste gevallen is dit een stuk efficiënter dan dit op documentniveau te regelen. Echter, er kunnen uitzonderingen worden toegevoegd voor bepaalde documentsoorten. Dit wordt in de regel gedaan voor documenten binnen het dossier die eerder vernietigd moeten worden dan de rest van het dossier. Een goed voorbeeld is het persoonlijk ontwikkelingsplan van medewerkers van een gemeente, zoals hierboven geïllustreerd.

Belangrijk om te vermelden is dat de dossiers of documenten binnen het dossier niet automatisch verwijderd worden na het verstrijken van de vernietigingstermijn. De wet staat dit namelijk niet toe. Het is een verantwoordelijkheid van de organisatie om jaarlijks de zoekactie uit voeren in Corsa en op basis van het resultaat de bijbehorende vernietigingslijst te creëren. Deze lijst wordt vervolgens gecontroleerd en geaccordeerd waarnaar er daadwerkelijk vernietigd kan worden.

Wat betreft personeelsdossiers kan Corsa uitgebreid worden met de oplossing Corsa/Personeelsdossiers. Deze oplossing maakt het mogelijk om personeelsdossiers in grote hoeveelheden te digitaliseren, te classificeren (automatische herkenning van documentsoort en -type) en te synchroniseren met een HRM-systeem.