Wat een energie. Wat een samenwerking. En wat een sprong richting de toekomst. Dat zijn de steekwoorden die blijven hangen na de BCT Relatiedag op 16 september jl. Een vijftigtal klanten, partners en relaties van BCT kwam samen in de voormalige Renault-garage in Breda. In deze industriële setting werden deelnemers uitgedaagd samen te werken in de keten. Letterlijk én figuurlijk.
“In een door technologie gedreven samenleving is iedereen een informatieprofessional die optimaal gefaciliteerd dient te worden met de juiste informatie in de juiste context op het juiste moment. Daardoor is deze professional in staat de kansen van de digitale wereld te benutten en regie te voeren over het eigen vak met inachtneming van Governance, Riskmanagement en Compliance (GRC).” Dit is wat BCT al geruime tijd predikt. En nu voegt BCT een nieuwe dimensie toe aan dit statement: samenwerken in de keten. Business Unit Directeur Ruud Storcken gaf tekst en uitleg.
Verrijk bestaande platformen met externe kennis
Er valt nog zo veel te winnen op het vlak van efficiency en kwaliteit van de dienstverlening wanneer informatieprofessionals nadrukkelijker op zoek gaan naar samenwerking in de keten. Je hebt talloze adviseurs en experts buiten de grenzen van de eigen organisatie, die met hun kennis en informatie voor nieuwe inzichten kunnen zorgen. Ruud Storcken erkent dat organisaties nog te veel denken en handelen binnen hun eigen kaders. Hij roept op tot ketenintegratie: het verrijken, delen en ontsluiten van digitale (keten)informatie in context om activiteiten efficiënter, duurzamer en effectiever te maken.
“Ga op zoek naar deze externe professionals doelgroepen, spreek hen aan, haak hen aan en zorg voor naadloze ketenintegratie. Verrijk bestaande platformen met externe kennis.”
TSS: rijk portfolio aan technologische oplossingen
Ruud wijst daarbij niet alleen op de bestaande BCT-technologieën – IDT Capture, Liber en Corsa – die de basis vormen voor ketensamenwerking. De nieuwe dimensie die hierin ontstaat wordt ontwikkeld onder de naam Elemenz. Een ontwikkeling die het mogelijk maakt om snel, efficient en met behulp van bestaande bronnen nieuwe gebruikersgroepen te bedienen. Hij noemt ook het rijke portfolio aan technologische oplossingen dat onder de vlag van Total Specific Solutions (TSS) op de markt wordt gebracht. BCT behoort sinds eind 2020 tot de TSS-familie, wat de mogelijkheid om de kansen van ketenintegratie verder te benutten vergroot. De BCT producten worden continu ontwikkeld om klanten verder te helpen en de uitdagingen op het brede vakgebied informatiemanagement de baas te blijven. Dimitri Palmen, Directeur van BCT, benadrukt dit later op de dag nog eens.
“Kijk wat je nodig hebt om van samenwerking in de keten een succes te maken. Daag ons uit om met passende oplossingen te komen om aan de wensen van de moderne informatieprofessional te blijven voldoen. Wij als BCT kunnen veel leren van onze collega’s binnen TSS en kunnen ook gebruik maken van hun innovatieve software. En dat willen wij graag weer overbrengen naar jullie, onze klanten en gebruikers.”
Ketenintegratie wordt concreet
Samenwerking in de keten mag dan nog wat abstract klinken, het wordt al snel concreet wanneer een aantal use cases wordt gepresenteerd die in ontwikkeling zijn of op de tekentafel liggen. Het gaat om specifieke digitale werkomgevingen die informatie en processen van verschillende ketenpartners bundelen en aanbieden. Dit gebeurt onder andere bij de ontsluiting van bodemdossiers. Het gaat om een selfservice portal voor gemeenten waarin provinciale dossiers worden ontsloten, bestemd voor medewerkers ‘ruimte’ van de gemeenten binnen de provincie. Corsa fungeert hierbij als DMS, BCE als koppelvlak en Virtual Dataroom als online documenten portal, voorzien van een dossier en geografische weergave. Dit is een oplossing die de informatieprofessional in zijn kracht zet. Tegelijkertijd zijn governance, risk en compliance gewaarborgd, want er is controle op de vraag wie toegang tot welke informatie mag hebben. Ook beschrijft Storcken de doelgroep apps: specifieke apps voor doelgroepen die toegang krijgen tot selectieve informatiebronnen. Denk hierbij aan case managers of handhavers. Hierbij is Corsa als DMS gecombineerd met een specifieke app. Het wordt geleverd als een on-premise DMS en de app uit de cloud in iOS en Android. “Hiermee kunnen de aanwezige klanten direct aan de slag; de eerste apps zijn al een feit”, besluit Ruud Storcken.
Workshop Kettingreactie: blijven werken aan integratie om succes te behouden
Vervolgens werden de deelnemers van de BCT Relatiedag letterlijk uitgedaagd met ketenintegratie aan de slag te gaan. In kleine groepjes bouwden zij aan een gesloten keten van bewegingen. Zie het als een creatieve dominobaan, waarbij de ene actie een volgende in gang zet. De ontwerpen van de verschillende groepjes moesten vervolgens naadloos op elkaar worden aangesloten, zodat op de werkvloer van de oude garage één grote keten ontstaat. Na een uur knutselen en puzzelen werd de keten in gang gezet en bereikte men bijna vlekkeloos de finish! Het is net als in de praktijk, suggereerde een van de deelnemers: je moet blijven werken aan integraties om succes te behouden.
Durf je open te stellen voor samenwerking
Na de voortreffelijke barbecue was het de taak van gedragsbioloog Patrick van Veen om duidelijk te maken hoe wij als mens geschikt en in staat zijn om samen te werken. Patrick heeft jarenlang het gedrag van verschillende apen bestudeerd en vond opvallend veel raakvlakken met hoe het er in organisaties aan toe gaat. We hebben allemaal rituelen, gedragsregels en een structuur waarin wij met elkaar samenwerken. De vraag is of deze set aan stilzwijgende afspraken effectief is. De gedragsbioloog wijst bijvoorbeeld op de kloof tussen generaties of tussen nieuwe en oude medewerkers. De nieuwkomers brengen allerlei voorstellen op tafel waarvan de oude collega’s zeggen: dat hebben we al geprobeerd, het werkt niet. Als dit een paar keer gebeurt, houden de nieuwelingen hun mond en worden vooruitgang en innovatie in de kiem gesmoord. Patrick haalt een experiment aan met een groep apen, die aardappels aangeboden krijgen die vol met zand zitten. De apen schillen de aardappels met hun tanden en krijgen dus het zand in hun bek. De jonge apen, de pubers, krijgen op een bepaald moment het idee om de aardappels eerst te wassen. Zij stappen dus af van het bekende ritueel en zijn verlost van het zand in hun bek. Het duurt even, maar uiteindelijk nemen ook de oude apen dit gedrag over. Kortom, luister ook in jouw eigen organisatie eens wat beter naar de pubers en durf je open te stellen voor samenwerking in de keten.
Met deze boodschap kwam er een eind aan de BCT Relatiedag 2021. Een dag waarin bekende BCT waarden werden herbevestigd, maar ook een dag waarop nieuwe ontwikkelingen zorgden voor een nieuwe dynamiek.
