Alles over het personeelsdossier

Een personeelsdossier is een geordende verzameling informatie van een medewerker. Personeelsdossiers zijn een belangrijk onderdeel van een personeelsadministratie. Iedere organisatie die medewerkers in dienst heeft, is dan ook wettelijk verplicht om personeelsdossiers te onderhouden en hier bepaalde informatie in op te slaan. Echter, deze informatie moet ook weer op tijd vernietigd worden. En er bestaat ook specifieke informatie die niet opgenomen mag worden in een personeelsdossier. In dit artikel leest u alle ins & outs!

Inhoud

• Inhoud – wettelijke eisen en verboden inhoud
• Wettelijke bewaartermijn
• Inzagerecht
• Overige wettelijke eisen
• Digitale personeelsdossiers
• Voorbeeld opbouw van een personeelsdossier

Inhoud personeelsdossier

Een personeelsdossier kan allerlei documenten bevatten, maar u bent wettelijk verplicht om een aantal documenten op te nemen in een personeelsdossier. Deze wettelijke eisen komen voort uit meerdere wetten en regels. Een aantal belangrijke zijn:

• Wet Identificatieplicht
  Iedere werkgever is verplicht de identiteit van de werknemers te controleren en een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort te bewaren in het personeelsdossier. Meer informatie vindt u op de website van de Rijksoverheid.
• Informatieverplichtingen van de werkgever zoals vermeld in het Burgerlijk wetboek
  In het Burgerlijk Wetboek zijn meerdere artikelen te vinden die de werknemer verplichten om bepaalde informatie op te nemen in de personeelsadministratie. Zie bijvoorbeeld art. 7:655 BW.
• Belastingwetgeving
  De Algemene wet inzake rijksbelastingen stelt organisaties verplicht om gegevens die fiscaal relevant zijn zeven jaar te bewaren. Welke gegevens dit zijn leest u verderop in dit artikel bij bewaarplicht.

Wettelijke eisen inhoud personeelsdossiers

De volgende documenten zijn wettelijk verplicht om in een personeelsdossier op te nemen:

• Stamkaart: NAW-gegevens, geboortedatum, ID-nummer, functie(s)
• Kopie identiteitsbewijs of paspoort
• Arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden
• Informatie over functioneren & ontwikkeling

Indien onderstaande gegevens van toepassing zijn op werknemers dan dient u deze informatie ook op te nemen in het personeelsdossier.

• Bewijs van goed gedrag
• Promotie/demotie/degradatie
• Waarschuwingsbrieven

Verboden inhoud

De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) stelt kaders aan welke informatie u wel en niet mag opnemen in een personeelsdossier. De volgende informatie mag volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet in een personeelsdossier worden opgenomen om de privacy van uw werknemers te waarborgen:

• Godsdienst
• Levensovertuiging
• Gezondheid (medische gegevens)
• Ras
• Seksuele leven (bijvoorbeeld seksuele geaardheid)
• Politieke gezindheid
• Lidmaatschap vakvereniging
• Strafrechtelijk of onrechtmatig of hinderlijk gedrag (in verband met een opgelegd verbod)

In bepaalde gevallen geldt er een uitzondering en mag bovenstaande informatie wel opgeslagen worden in het personeelsdossier. Deze uitzonderingen vindt u in artikel 17 t/m 23 van de WGP.

Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier

Voor bepaalde informatie binnen een personeelsdossier geldt een bewaarplicht. De wettelijke bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier wordt vooral bepaald door twee wetten:

• Wet bescherming persoonsgegevens (WGP)
• Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR)

De WGP schrijft voor dat documenten niet langer bewaard mogen worden dan strikt noodzakelijk. Hierna moeten deze vernietigd worden. De AWR daarentegen schrijft juist voor dat documenten die fiscaal relevant zijn voor een bepaalde tijd bewaard moeten worden. Het gevolg is dat de bewaartermijn niet voor ieder document binnen het personeelsdossier gelijk is.

Dit kan behoorlijk verwarrend zijn, daarom beschrijven wij in het artikel Bewaartermijn personeelsdossier precies hoe lang u de verschillende documenten binnen het personeelsdossier moet bewaren.

Inzagerecht personeelsdossiers

De WGP beschrijft ook dat werknemers inzagerecht hebben op hun personeelsdossier. Wanneer een werknemer een verzoek doet om het dossier in te zien dan moet u hier gehoor aan geven.

Dit betekent echter niet dat dit inzagerecht onbeperkt is. Uit jurisprudentie blijkt dat een werknemer niet zomaar het volledige dossier mag inzien. Met name correspondentie die persoonlijke aantekeningen/gedachten bevatten zijn uitgesloten. Lees meer over het inzagerecht van personeelsdossiers.

Overige wettelijke eisen aan een personeelsdossier

De WGP stelt nog een aantal andere wettelijke eisen aan personeelsdossiers.

• U mag niet meer gegevens opslaan dan noodzakelijk.
• De informatie binnen personeelsdossiers moet juist en nauwkeurig zijn.
• Persoonsgegevens moeten beveiligd zijn.
• U heeft sinds januari 2016 een meldplicht op datalekken.
• U moet medewerkers informeren over waarom bepaalde gegevens bewaard worden.
• Medewerkers hebben het recht om persoonsgegevens te corrigeren.

U leest hier alles over in ons artikel De Wet bescherming persoonsgegevens en het personeelsdossier, dit moet je weten.

Digitaal personeelsdossier

De meeste organisaties onderhouden tegenwoordig hun personeelsdossiers digitaal. Een digitaal personeelsdossier biedt diverse voordelen ten opzichte van een fysiek dossier.

Een digitaal personeelsdossier is:

• veiliger, mits de hoogste mate van informatiebeveiliging wordt toegepast,
• 24/7 en vanuit iedere locatie beschikbaar,
• sneller een eenvoudiger vindbaar.

Opslag in HRM-systeem vs. DMS

Personeelsdossiers worden in veel gevallen opgeslagen in een HRM-systeem, maar organisaties met een centraal informatiebeleid kiezen er vaak voor om personeelsdossiers op te slaan in het Document Management Systeem (DMS). Opslag van personeelsdossiers in een DMS biedt hen de volgende voordelen:

• Centrale opslag
• Registreren wie wat doet met personeelsdossiers
• Hogere mate van beveiliging
• Aansluiten van vakapplicaties
• Beter inzicht en minder beheer voor ICT-afdeling
• Optimaal risicomanagement
• Eenvoudigere procesoptimalisatie

Lees meer over deze voordelen in het artikel De 7 voordelen van centrale opslag van personeelsdossiers.

Digitaliseren van bestaande personeelsdossiers

Veel organisaties hebben anno 2018 nog te maken met bestaande fysieke personeelsdossiers. Deze bestaande dossiers kunnen eenvoudig (in bulk) gedigitaliseerd worden met speciaal daarvoor ontwikkelde software.

Het digitaliseren van personeelsdossiers kan efficiënt worden uitgevoerd met speciaal daarvoor ontwikkelde software. Fysieke personeelsdossiers worden dan in grote hoeveelheden tegelijk gedigitaliseerd en handmatig werk wordt geautomatiseerd met classificatie en automatische herkenning van informatie.

Stappenplan naar digitale personeelsdossiers

In de white paper In 5 overzichtelijke stappen naar digitale personeelsdossiers beschrijven wij hoe u stapgewijs uw papieren personeelsdossiers volledig digitaliseert, structureert en adequaat ontsluit in uw personeelsadministratie.

Download white paper

Opbouw personeelsdossier

De opbouw van een personeeldossier is organisatieafhankelijk, maar hieronder volgt een voorbeeld personeelsdossier om u een idee te geven van hoe een dossier opgebouwd kan zijn in de praktijk. De meeste digitale personeelsdossiers zijn opgebouwd in twee niveaus:

• Documenttype, bijvoorbeeld ‘opleiding & training’
• Documentsoort, bijvoorbeeld ‘diploma’s & certificaten’

In onderstaand voorbeeld dossier zijn er 9 typen personeelsdocumenten gedefinieerd die samen in totaal 23 soorten documenten bevatten. Onder een bepaald soort document kunnen uiteraard meerdere documenten worden opgeslagen.

Voorbeeld personeelsdossier

• Werving & contracten
  • Sollicitatiebrief en CV
  • Arbeidsovereenkomst
  • ID bewijs

• Beloning en carrière
  • Persoonlijke arbeidsvoorwaarden
  • Functiewijzigingen
• Opleiding en training
  • Diploma’s en certificaten
  • Studie overeenkomst
• Verlof en verzuim
  • Ziekteverzuim en reintegratie
  • Bijzonder verlof
• Performance management
  • Formulieren HR-cyclus
  • Assessments
• Pensioen
  • Pensioen
  • Waarde overdrachten
• Salarissen en loonstroken
  • Salarisstroken
  • Loonbeslag
  • Voorschotten
  • Bedrijfsleningen
• Nevenactiviteiten
  • Toestemmingen nevenactiviteiten
  • Meldingen (UWV / BV)
  • Brieven externe partijen
• Beëindiging en conflicten
  • Disciplinaire maatregelen
  • Verslag exitgesprek
  • Checklist uitdiensttreding