Workshop Vervanging: de opmaat naar Digitale Duurzaamheid!

De overheid communiceert steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in onderling verkeer. Dit leidt steeds meer tot de wens om werkprocessen volledig digitaal op te zetten.

Om te komen tot een volledige digitale informatiehuishouding zullen papieren vastleggingen om moeten worden gezet naar digitale scans. Daarbij dient de bewijskracht over te gaan van het analoge origineel naar de digitale reproductie. Het papieren origineel dient dan te worden vernietigd.  Dit proces heet Vervanging en vereist meer dan alleen het aanschaffen van een scanner en een prullenbak. Vervanging is immers een onomkeerbaar proces en de kwaliteit van de reproducties is cruciaal. De voorbereiding, inrichting en uitvoering van het proces van vervanging is niet eenvoudig en vergt zorgvuldige afwegingen binnen de kaders van de Archiefwet en aanverwante regelgeving.

Overheidsorganisaties zijn zelf volledig bevoegd EN verantwoordelijk voor de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Daarnaast moeten overheidsorganisatie ook verantwoording afleggen over de geordende staat van hun archief.

Waar beginnen?

Medewerkers van organisaties weten vaak niet waar en vooral hoe ze moeten beginnen. Wat is er allemaal nodig om Vervanging goed ingeregeld te krijgen en hoe moet het besluit voor Vervanging worden opgezet?

BCT en eSpecialisten verzorgen daarom gezamenlijk een ééndaagse intensieve workshop Vervanging. U wordt die dag begeleid door Rowenna Hameleers en Kees Groeneveld. Deze senior consultants hebben meer dan 20 overheidsorganisaties succesvol begeleid in het proces van Vervanging.

Opzet workshop

Onderwerpen die tijdens de dag worden behandeld:

  1. De van toepassing zijnde wet- en regelgeving en NEN/ISO normeringen;
  2. De rol van de archiefregeling en het besluit informatiebeheer;
  3. De opzet van de governance: wie is waarvoor verantwoordelijk?
  4. De rol van verbonden partijen en het organiseren van verantwoordelijkheden;
  5. De opzet van een kwaliteitshandboek;
  6. De benodigde kwaliteitsprocedures;
  7. Het identificeren van werkprocessen;
  8. Het inregelen van het scanproces, de scanparameters en het vierogenprincipe;
  9. Het inregelen en borgen van vorm, inhoud, structuur en samenhang van archiefobjecten;
  10. Het opzetten van metadata en de toepassing van TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden);
  11. Het inregelen van het vernietigingsproces;
  12. Het overleg met de archiefinspectie(s);
  13. Het voorbereiden van het besluit vervanging voor uw organisatie;
  14. Overdracht van archiefbescheiden naar een e-Depot;
  15. Alles is gescand: zijn we nu klaar? Nadenken over digitale duurzaamheid en het gebruik van KPI’s.

Resultaat

Aan het einde van de dag heeft u een concreet stappenplan waarmee u in uw eigen organisatie direct aan de slag kunt. U kunt daarmee uw eigen handboek Vervanging samenstellen en het proces van Vervanging gaan inregelen.

Data, locaties en kosten

Het aantal inschrijvingen per dag is beperkt tot 15 personen. U bent dus verzekerd van persoonlijke aandacht en maatwerk voor uw organisatie.

De workshop duurt een dag; van 09.30 – 16.30 en wordt gehouden op de volgende datum en locatie:

  • Op 20 september in Utrecht bij Igluu

De kosten bedragen € 495,- per persoon exclusief btw. De betaling kan direct online worden gedaan of u kunt uw gegevens invoeren. U kunt dan direct de factuur downloaden.

Aanmelden

Na bevestiging van uw inschrijving ontvangt u nadere informatie over de locatie.

Incompany

Als u de workshop liever samen met uw collega’s in uw eigen organisatie wilt doen is dat ook mogelijk. De kosten voor een eendaagse incompany training bedragen € 4.500,- exclusief btw. Het maximum aantal deelnemers is 15 personen.