Was ist eine E-Rechnung und was bedeutet digitale Rechnungsverarbeitung?

Das Thema digitale Rechnungsverarbeitung sorgt oftmals für viel Verwirrung. Das liegt vor allem daran, dass nicht immer für jeden klar ist, was tatsächlich gemeint ist.

Digitale Rechnungsverarbeitung wird auch als elektronische Rechnungsverarbeitung oder E-Invoicing bezeichnet. Letzterer Begriff ist jedoch, wie oben beschrieben, der effizientesten Form der digitalen Rechnungsverarbeitung vorbehalten, nämlich der Verarbeitung einer E-Rechnung, international auch bekannt als E-Invoice (der Prozess nennt sich dann E-Invoicing).

Was ist (k)eine Rechnung?

Zunächst muss ganz allgemein festgehalten werden: Nicht jedes Dokument kann als Rechnung bezeichnet werden. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) legt in § 14 (Ausstellung von Rechnungen) zentrale Kriterien bzw. Pflichtangaben fest, die jede Rechnung beinhalten muss:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung gelieferten Gegenständer oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
• Bei Abrechnung per Gutschrift die Angabe des Begriffs „Gutschrift“

Was ist (k)eine E-Rechnung?

Was genau als E-Rechnung bezeichnet werden kann und was nicht, ist in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung inzwischen klar geregelt. §2 der ERechV definiert die E-Rechnung wie folgt:

Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument […], wenn
1. es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Laut ERechV muss eine E-Rechnung – neben den oben genannten Elementen des UStG – mindestens folgende Angaben enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer
• Zahlungsbedingungen, alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindung des Zahlungsempfängers
• De-Mail– bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Auftragsnummer (optional)
• Bestellnummer (optional)

Damit wird nicht nur klar, was eine elektronische Rechnung ist, sondern auch was sie eben nicht. Manchmal wird beispielsweise schon eine gescannte Papierrechnung als E-Rechnung bezeichnet, das entspricht jedoch nicht der Definition der E-RechV. De facto handelt es sich bei diesen Dokumenten zwar um elektronische Abbilder von Rechnungen, aber nicht um echte elektronische Rechnungen bzw. E-Rechnungen, da sie den Vorgaben zu strukturierten Daten widersprechen. Das bedeutet jedoch nicht, dass man aus solchen Rechnungen nicht „echte“ E-Rechnungen machen könnte. Wenn Sie das interessiert, sollten Sie einen Blick auf das Kapitel „Digitale Rechnungen verschicken“ werfen.

Formate der elektronischen Rechnung

Festzuhalten ist also: Die E-Rechnung hat ein Standard-Verarbeitungsformat (meist eine UBL-Variante) und ist für das Auslesen und Interpretieren durch Systeme gemacht. Eine solche Rechnung ist daher für Menschen kaum oder nur schwierig lesbar. Im Gegensatz zum PDF-Format sind ZUGFeRD und XRechnung Standards für die echte digitale Rechnungsverarbeitung.

XRechnung

Allgemein gilt die sogenannte XRechnung als deutsches Standardformat für die E-Rechnung. Dabei handelt es um ein offenes und zukunftssicheres Format zur Übertragung rein strukturierter Daten auf XML-Basis. Die XRechnung wurde als rein semantisches Datenformat konzipiert und ermöglicht es, Rechnungsdaten ohne Medienbrüche in verarbeitende Systeme zu importieren. XRechnungen sind nicht durch den Menschen lesbar, dafür aber zu 100 Prozent maschinell auswertbar.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein Hybridformat, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Eine ZUGFeRD-Rechnung ist visuell eine Rechnung als PDF, beinhaltet aber gleichzeitig eine strukturierte XML-Datei mit Daten. Durch diesen Aspekt der Strukturierung gilt das Hybridformat ZUGFeRD auch als zulässig im Sinne der ERechV.

Dank des hybriden Charakters kann der Empfänger das ikonische Dokument für die Prüfungs- und Freigabeprozesse nutzen; die symbolischen, also elektronisch lesbaren und verarbeitbaren Daten wie Rechnungsnummer oder -datum, werden von der Software automatisch in das nachgelagerte Buchhaltungssystem weitergeleitet.

ZUGFeRD ist übrigens eine typisch deutsche Bezeichnung. International wird die Bezeichnung Factur-X verwendet, jedoch sind ZUGFeRD 2.0 und Factur-X de facto identisch.

Bundesinnenminister a.D. de Maizière: “Wir haben in den letzten Jahren einiges auf dem Weg zur Digitalisierung […] erreicht. So heißt die Devise bei der E-Rechnung‚ Papierkram einsparen, Ressourcen schonen, Abläufe effektiv gestalten.”

Eingehende digitale Rechnungen automatisch verarbeiten

Wie Sie vielleicht in der Einleitung gelesen haben, können E-Rechnungen vollautomatisch von einer Rechnungssoftware verarbeitet werden. Bei anderen elektronischen Rechnungen wie PDF-Rechnungen und Word-Rechnungen ist das leider nicht ganz so einfach der Fall. Diese Rechnungen sind für Menschen und nicht für Systeme gemacht. Die Rechnungsdaten, wie z.B. der Rechnungsbetrag und die IBAN-Nummer des Lieferanten, befinden sich bei jedem Lieferanten an unterschiedlichen Stellen auf der Rechnung, was die automatische Verarbeitung durch ein System zu einer großen Herausforderung macht.

Erfreulicherweise lassen sich diese digitalen (bzw. digitalisierten) Rechnungen mit Hilfe einer intelligenten Erkennungssoftware auch weitgehend automatisch verarbeiten. Diese Software erkennt mittels OCR-Technologie und künstlicher Intelligenz automatisch, wo sich die notwendigen Rechnungsdaten befinden und überträgt diese Rechnungsdaten an eine FiBu-Lösung oder ein ERP-System, damit die Rechnung bearbeitet werden kann. Dieser Vorgang wird als Datenextraktion bezeichnet und kann neben Rechnungen auch für andere Dokumente bzw. Prozesse verwendet werden.

Eingehende Papierrechnungen digitalisieren und automatisch verarbeiten

Es gibt auch die Möglichkeit, Papierrechnungen (semi-)automatisch zu verarbeiten. Die Software zur Rechnungsverarbeitung ermöglicht das gleichzeitige Scannen einer großen Anzahl von Rechnungen (Batches). Anschließend sorgt sie dafür, dass die erforderlichen Daten automatisch erkannt und an eine FiBu-Lösung oder ein ERP-System übertragen werden.

Gesamtlösung

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sie Rechnungen in allen Formen und Größen erhalten: auf Papier, als PDF oder als Word-Datei. Und E-Rechnungen in verschiedenen Verarbeitungsformaten, etwa die in Deutschland gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD. Oder aber eher international orientierte Formate wie Factur-X, EDI, UBL2.0, UBL2.1, SI-UBL etc. Glücklicherweise gibt es Software, die alle Arten von Rechnungen verarbeiten kann – nämlich die Software zur Rechnungserfassung und Rechnungsverarbeitung von BCT.

Digitale Rechnungen verschicken

Es gibt viele Lösungen auf dem Markt, um (scheinbar) digitale Rechnungen zu versenden. Viele dieser Lösungen senden eine PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang an den Lieferanten. Allerdings sind Sie mit einer solchen Lösung nicht zukunftssicher. Wie Sie oben gelesen haben, können diese Rechnungen auf der Empfängerseite nicht vollautomatisch verarbeitet werden.

Die deutsche Bundesregierung hält dies für Grund genug, diese Form der elektronischen Rechnung mit Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung (ERechV) für den öffentlichen Sektor nicht mehr zu akzeptieren. Es ist also sicher nur eine Frage der Zeit, bis sich elektronische Rechnung bzw. die E-Rechnung auch in der restlichen deutschen Wirtschaftswelt durchsetzt.

BCT hat sich dazu natürlich eine Lösung ausgedacht. Der E-Invoice Generator konvertiert (gescannte und digital erzeugte) PDF-Rechnungen in E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD. Damit ist die Software die perfekte Ergänzung für beispielsweise ERP- oder ECM-Systeme, denen die Möglichkeit eines digitalen und Compliance-konformen Rechnungsausgangs bislang fehlt.