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Schnellere und medienbruchfreie Verarbeitung von digitalen und papiergebundenen Dokumenten
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Scannen und klassifizieren

Organisationen müssen jedes Jahr sukzessiv mehr Post verarbeiten. Obwohl es sich bei vielen Organisationen hierbei zum größten Teil immer noch um papiergebundene Dokumente handelt, nimmt die Menge dieser Art von Post seit einigen Jahren kontinuierlich ab – bei stetiger Zunahme des digitalen Pendants. Doch nicht nur die reine Menge der digitalen Post steigt zusehends, sondern auch ihre Heterogenität. E-Mail und Anfragen über eine Internetseite sind nur einige Beispiele, aber auch soziale Medien und Whatsapp werden von Organisationen immer häufiger auch geschäftlich eingesetzt. Das bringt ganz neue Herausforderungen mit sich.

Input Management sorgt für die automatische, spezifische Verarbeitung und das optimale Zusammenführen des papiergebundenen und digitalen Postverkehrs. Auf diese Weise kommen alle Informationen rechtzeitig bei der richtigen Person an – Sie haben all Ihre Postprozesse zu jeder Zeit im Griff.

Die Vorteile

  • Bedeutsame Kosten- und Zeiteinsparungen sowie optimierte Dokumentenverarbeitung
  • Schnellere und medienbruchfreie Verarbeitung von digitalen und papiergebundenen Dokumenten
  • Dokumente gehen im Bearbeitungsverfahren nie mehr verloren
  • Automatisierung monotoner und fehleranfälliger Tätigkeiten
  • Identifikation und Klassifikation strukturierter (z. B. Formulare), semistrukturierter (z. B. Rechnungen) und unstrukturierter Dokumente (z. B. formlose Eingangspost)
  • Optimierung qualitativ unzureichend digitalisierter Dokumente
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Was ist Input Management?

Eine Input-Management-Software sorgt dafür, dass große Mengen von Dokumenten effektiv und effizient digitalisiert werden können. Diese Software zur Dokumentenerfassung wird verwendet, um bestehende Archive zu digitalisieren, aber auch um z. B. kontinuierlich eingehende Dokumentenströme kontinuierlich und strukturell zu digitalisieren und so als digitale Posteingangsverarbeitung die Kommunikation im Unternehmen zu optimieren.

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White Paper

Erste Meile der Digitalisierung

In 7 Schritten zur effizienten Dokumentenverarbeitung
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Effizienz durch cleveres Scannen

Eingehende Papierdokumente müssen zunächst per Scanner erfasst und digitalisiert werden. Je nach Aufkommen geschieht dies zentral in der Poststelle und mit speziellen Scannern oder dezentral mit vorhandenen Multifunktionsgeräten.

Automatische Trennung

Um dies zu ermöglichen, erkennt die Software mit Hilfe von Trennzeichen oder Barcodes, wo neue Dokumente beginnen. Die Trennung der digitalisierten Dokumente erfolgt dann automatisch auf dem Server. Dadurch ist es möglich, mehrere Dokumentenstapel / Batches ungestört und ohne Wartezeiten zu scannen.

Automatische Verbesserung

Neben der Trennung der Seiten verbessert die Software die Scans auch qualitativ. Eine Reihe verschiedener Aktionen kann automatisch ausgeführt werden:

  • Leere Seiten löschen
  • Schrägstellen begradigen
  • Seiten drehen
  • Zeilen auf Seiten entfernen
  • Perforationslöcher entfernen
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Mehr Überblick über verschiedene Dokumenttypen dank Klassifikation

Im nächsten Schritt klassifiziert die Software automatisch die Dokumente entsprechend den geltenden Compliance-Vorschriften und anhand zuvor vom Anwender definierter Standards. Dazu zählen charakteristische Merkmale wie Absenderadresse oder Antragsnummer sowie konkrete Keywords („Antrag“, „Vertrag“ etc.), die Rückschlüsse auf Dokumententyp und -inhalte ermöglichen. Zusätzlich erkennt die Software den Strukturierungsgrad der Dokumente. Das geschieht anhand spezifischer Merkmale der jeweiligen Dokumente und wird durch Texterkennung (OCR) im Dokument erreicht. Anhand von Beispieldokumenten wird die Software trainiert, um zu „lernen“, zu welchem Dokumenttyp bestimmte Dokumente gehören: Rechnungen, Bestellungen, Formulare und andere Dokumente können so automatisch klassifiziert werden.

Sein modularer Aufbau macht die Input-Management-Software von BCT zur optimalen Lösung für alle Anwendergrößen und jedes Dokumentenaufkommen. Je nach Dokumenttyp erfassen und verstehen die flexibel kombinierbaren Module die Inhalte strukturierter (z. B. Formulare), semistrukturierter (z. B. Rechnungen) und unstrukturierter Dokumente (z. B. formlose Eingangspost)

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Broschüre

E-Invoice

Effiziente Abwicklung digitaler und digitalisierter Rechnungen
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Unbegrenzte Möglichkeiten

Input Management kann in unzähligen Anwendungsbereichen eine wichtige Rolle spielen. Capture, die modulare Lösung von BCT, kann dabei prinzipiell in jedem Unternehmen eingesetzt werden, das seine Dokumentenflüsse optimieren will – vollkommen unabhängig von der Unternehmensgröße. Insbesondere in papierintensiven Bereichen lassen sich somit erhebliche Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielen.

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Mehr über digitale Dokumentenerfassung

Mehr über digitale Dokumentenerfassung

Capture ist eine Software für den digitalen Posteingang: Zur Digitalisierung, zur elektronischen Dokumentenerfassung und zur digitalen Belegverarbeitung. Erfahren Sie hier mehr!
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