Partnerportal
Mehr erfahren? Jetzt Kontakt aufnehmen!
Kontakt aufnehmen

Digitale Eingangsrechnungs-
verarbeitung

Allen Digitalisierungstendenzen zum Trotz werden nach wie vor sehr viele Rechnungen auf dem „klassischen“ Weg in Papierform versendet und empfangen. Die manuelle Bearbeitung dieser eingehenden Belege ist in der Regel sehr langwierig, arbeitsintensiv und potentiell fehleranfällig. Sinnvoller ist hingegen eine digitale Dokumentenerfassung.

Mit der BCT-Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren Sie das Rechnungswesen und sorgen für eine schnelle, effiziente und automatisierte Rechnungsverarbeitung. Völlig unabhängig, ob die Rechnungen digital als E-Invoice (XML, ZUGFeRD, XRechnung, UBL etc.), digitalisiert (PDF) oder in klassischer Papierform empfangen werden – wir begleiten Unternehmen durch den gesamten Verarbeitungsprozess.

Indem sie Rechnungen automatisch von anderen Dokumenttypen trennt, Merkmale wie Kundennummern oder Rechnungspositionen erkennt, die entsprechenden Daten extrahiert und im Anschluss an ein entsprechendes Folgesystem weiterleitet, sorgt unsere Lösung für eine automatische Rechnungsverarbeitung. Damit hilft sie entscheidend dabei, bereits zum Eingangszeitpunkt von Rechnungen (und anderen Belegen) deutliche Ersparnisse zu erzielen.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

  • Einsparungen bereits zum Zeitpunkt des (elektronischen) Rechnungseingangs
  • Der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung wird pünktlicher und übersichtlicher
  • Umfassende und vollständige automatisierte Rechnungsverarbeitung, ungeachtet des Formats
  • Rechnungen werden gemäß gesetzlicher Grundlagen und Vorschriften archiviert
  • Die automatische Rechnungserkennung sorgt für korrekte Informationen zur richtigen Zeit
  • Die Möglichkeit, digitale Rechnungen und dazugehörige Dokumente an einem zentralen Ort einzusehen
  • Zeit- und Kosteneinsparungen sowie weniger Fehler dank automatischer Rechnungsverarbeitung
  • Effizientere Kommunikation mit Lieferanten und einzelnen Abteilungen
Dots

Wie funktioniert das?

Rechnungen können in verschiedenen Formaten ins Unternehmen gelangen. Die erforderlichen Schritte, um die verschiedenen Arten von Rechnungen automatisch zu verarbeiten, sind bei jedem Format anders. Und doch bietet BCT eine Lösung an, die für die elektronische Belegverarbeitung bzw. die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sorgt. Es ist dann egal, in welchem Format die Rechnung angeliefert wird: auf Papier, als digitalisiertes Schriftstück (PDF, Word) oder als E-Invoice (UBL, XML, ZUGFeRD, X-Rechnung etc.) im Fall des elektronischen Rechnungseingangs. Die Rechnung wird durch die Software analysiert und anhand spezifischer Merkmale als Dokumenttyp „Rechnung“ erkannt. Anschließend werden einzelne Bestandteile wie Rechnungsnummern, Positionszeilen etc. extrahiert und in ein Buchhaltungssystem, ERP oder eine andere Lösung übertragen. Die digitale Version der ursprünglichen Rechnung kann über ein Dokumentenmanagementsystem im Nachgang jederzeit aufgerufen werden.

Wie funktioniert das?
Dots

Verarbeitung verschiedener Arten von Rechnungen

Nachfolgend können Sie lesen, wie unsere Software die Rechnungen verarbeitet, unabhängig vom Format, in dem sie eingehen.

1. Rechnungen auf Papier

Wenn Rechnungen primär in Papierform Papier eingehen, müssen diese für die weitere Verarbeitung natürlich erst eingescannt werden. Das kann zentral in einer speziell dafür zuständigen Abteilung geschehen (beispielsweise einer Poststelle) oder dezentral in der Abteilung, bei der die Rechnung eingegangen ist.

Rechnungen enthalten spezifische Informationen für die Finanzbuchhaltung oder andere Systeme. Während der elektronischen Dokumentenerfassung werden diese Informationen erkannt, extrahiert und an das jeweilige Folgesystem zur automatisierten Rechnungsverarbeitung übergeben.

Serverbasierte Extraktion

Der Extraktionsprozess kann auf dem PC des Benutzers stattfinden, aber auch zentral auf einem Server. Der Vorteil der serverbasierten Extraktion ist, dass sich die Software durch die IT-Abteilung einfacher verwalten lässt. Außerdem sind dann keine dedizierten PCs mit anspruchsvollen Spezifikationen mehr nötig, da alle Prozesse auf einem Server ausgeführt werden. Die serverbasierte Variante bietet auch eine erneuerte Erkennungstechnologie.

2. Digitale Rechnungen in PDF- oder Word-Format

Rechnungen, die in PDF- oder Word-Format eingehen, sind zwar digital, jedoch für die Bearbeitung durch Menschen gemacht und nicht für die automatische Verarbeitung durch Computer. In der Regel hat man es hier nicht mit „richtigen“ digitalen Eingangsrechnungen zu tun, sondern mit digitalisierten Dokumenten. Daher stehen bestimmte Daten, die für die Verarbeitung nötig sind, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Name des Lieferanten, nicht immer an derselben Stelle.

Ein Beleg in PDF- oder Word-Format ist, was die automatische Rechnungsverarbeitung angeht, nichts weiter als eine eingescannte Rechnung. Die Verarbeitung durch unsere Software läuft dann folgendermaßen ab: bei der Datenextraktion entnehmen wir mithilfe selbstlernender Software die benötigten Bestandteile aus der Rechnung; falls gewünscht, kann dieser Prozess auch noch durch einen Mitarbeiter kontrolliert werden. Danach werden diese Daten für die weitere Verarbeitung an eine Buchhaltungssoftware oder an ein anderes System weitergeleitet.

3. Digitale Rechnung im Standardverarbeitungsformat: E-Invoice

Hier spricht man auch vom elektronischen Rechnungseingang (E-Invoicing). Erhält man die Rechnungen von einem Lieferanten in einem Standardverarbeitungsformat, hat das bei der automatischen Rechnungsverarbeitung Vorteile für beide Seiten. Mit unser Lösung lassen sich diese elektronischen Rechnungen, ungeachtet des Formats, automatisch erkennen, verarbeiten und archivieren.

In diesem Fall erfolgt ein elektronischer Rechnungseingang in einem Standardverarbeitungsformat als E-Invoice bzw. als E-Mail-Anhang. Dabei ist es egal, ob die Rechnung im UBL-Format oder einem anderen XML-Format vorliegt – diese Wahl trifft man gemeinsam mit dem Lieferanten. Diese Belege werden vollständig automatisiert empfangen und an das Folgesystem zur digitalen Rechnungsverarbeitung weitergeleitet. Das macht die Arbeit noch effizienter.

Verarbeitung verschiedener Arten von Rechnungen
Dots
Mehr über digitale Dokumentenerfassung

Mehr über digitale Dokumentenerfassung

Capture ist eine Software für den digitalen Posteingang: Zur Digitalisierung, zur elektronischen Dokumentenerfassung und zur digitalen Belegverarbeitung. Erfahren Sie hier mehr!