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Licht und Schatten beim Status quo des digitalen Büros

Studie: Das digitale Büro in Zeiten von Corona


Digitalverband Bitkom präsentiert den Digital Office Index 2020

Dots

Papierlose und mobile Arbeitsplätze sowie transparente Kommunikation innen wie außen – der Traum vom Büro der Zukunft ist ein Spiegel der zunehmenden digitalen Transformation der Gesellschaft. Lange Zeit kam die Digitalisierung deutscher Unternehmen nur schleppend voran. Doch wie ist nun – in Corona-Zeiten – hierzulande der Status quo des digitalen Büros? Antworten auf diese Frage gibt der Digital Office Index 2020 des Digitalverbands Bitkom, an dem BCT maßgeblich beteiligt war. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Facetten der Studie.

Schnell navigieren:

Was ist das Digital Office?

Das Digital Office ist die Steuerzentrale einer nachhaltigen und erfolgreichen Digitalisierung. Im Digital Office laufen Büro- und Verwaltungsprozesse mittels Technologien automatisiert, ortsunabhängig und frei von Medienbrüchen. Damit wird klar: Das Digital Office ist nicht gleichbedeutend mit dem Thema Home-Office – es umfasst nämlich Aspekte zur Strategie, Organisation und Prozessen für das Unternehmen.

Hintergrund der Studie

Mockup Digital Office Index

Beim Digital Office Index handelt es sich um eine Studie zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen, die alle zwei Jahre erhoben wird. Die Publikation „Bitkom Digital Office Index 2020“ sowie die Marktdaten wurden im Auftrag des Bitkom erstellt und – neben BCT – durch weitere Partner mitfinanziert. Dieses Jahr wurden mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen mit mehr als 20 Mitarbeitern befragt. Die Befragung ist damit repräsentativ für die Gesamtwirtschaft. Darüber hinaus liefert die Studie durch ein Spotlight erstmals Erkenntnisse über das Digital Office in der öffentlichen Verwaltung. Die Berechnung des Digital Office Index fand anhand von 58 ausgewählten Indikatoren aus den drei Bereichen „Digitalisierungsvoraussetzungen“, „Digitalisierungsfortschritt“ und „Digitalisierungsperspektive“ statt.

Corona und das digitale Büro

Aus der Not heraus mussten sich seit Beginn der Corona-Krise viele Unternehmen in kurzer Zeit von ihren üblichen Arbeitskonzepten lösen. Doch nur wenige waren auf die teils radikale Umstellung ihrer Prozesse technisch, juristisch und organisatorisch vorbereitet. Dementsprechend spielte die Corona-Pandemie auch eine nicht unerhebliche Rolle beim Digital Office Index. Der Erhebungszeitraum im Mai und Juni 2020 offenbart beispielsweise spezielle Einblicke in das Reaktionsverhalten von Organisationen während der ersten Monate der Pandemie.

Ergebnisse

Gesamt

Branchenübergreifend kann festgehalten werden, dass sich Deutschlands Unternehmen beim Thema Digitalisierung mit einem allgemeinen Durchschnittswert von 55 selbst im Mittelfeld positionieren. Bezogen auf die Unternehmensgröße nehmen Großunternehmen (mehr als 500 Mitarbeiter) mit einem Indexwert von 67 die Spitzenposition ein. Kleine (20 bis 99 MA) kommen auf einen Wert von 53, mittlere (100 bis 499 MA) auf 59.

Banken und Versicherungen (jeweils 57 Punkte) liegen bei den Branchen vorn, während die Logistikbranche mit 53 Punkten das Schlusslicht bildet.

Ausgewählte Ergebnisse

DOI: Digitalisierung der Briefpost

Einen großen Aufschwung – vor allem im Vergleich der Erhebungen von 2020, 2018 und 2016 – erfährt das Thema Digitalisierung der Briefpost. Das zeigt, dass Unternehmen immer stärker auf Lösungen setzen, die klassische, papiergebundene Schriftstücke überflüssig machen und die digitale Kommunikation mit anderen Beteiligten in der Wertschöpfungskette ermöglichen.

DOI: Cloud

Gerade zu Beginn der Corona-Krise gab es eine hohe Nachfrage nach cloudbasierten Digital-Office-Lösungen. Erfreulich: Die Cloud ist sogar längst das dominierende Betriebsmodell geworden, wobei die „echte“ (Public) Cloud mit 35 % noch Steigerungspotential gegenüber der Private Cloud  (63 %) hat. Dennoch bieten cloudbasierte Digital-Office-Lösungen deutlich mehr Flexibilität und Skalierbarkeit gegenüber „traditionellen“ On-Premises-Installationen.

DOI: ProzessautomatisierungBeim Übergang zum digitalen Büro spielt die Automatisierung von Prozessen eine entscheidende Rolle. Jedoch wird dieses Potenzial aktuell nur teilweise genutzt. Beispielsweise nutzt mehr als die Hälfte aller Organisationen noch keine Lösung zur automatischen Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen.

DOI: DruckenInteressant zu sehen ist zudem die Tatsache, dass die Nutzung von Papier in deutschen Büros weiter zurückgeht. Beinahe die Hälfte (49 %) aller Unternehmen druckt heute (eher) weniger als noch vor einem Jahr. Bei einem Drittel hat sich diesbezüglich nichts verändert und nur 15 % drucken (eher) mehr als früher.

DOI: RechnungsempfangBei der Verarbeitung elektronisch empfangener Rechnungen zeigt sich ein relativ diffuses, zum Teil auch ernüchterndes Bild. So nutzt der Großteil aller Unternehmen (60 %) – sicherlich basierend auf vorhergehendem Scan – noch das „traditionelle“ PDF. Echte elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung werden noch recht verhalten genutzt.

DOI: E-Rechnung

Generell haben die elektronische Rechnungsstellung, -empfang und -verarbeitung aber einen starken Boost bekommen, nicht zuletzt durch das baldige Inkrafttreten der eRechnungsverordnung (ERechV) für den öffentlichen Bereich. Das Thema E-Rechnungen ist der Studie zufolge für die große Mehrheit – 8 von 10 Unternehmen – sehr relevant.

DOI: InvestitionsbereitschaftZwar nachvollziehbar angesichts der durch die Pandemie schwierig zu prognostizierenden Zukunftsaussichten, jedoch trotzdem etwas nachdenklich stimmen die Antworten auf die Frage nach der Investitionsbereitschaft. So gaben nur vier von zehn Unternehmen an, im Jahr 2020 mehr Geld in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen investieren zu wollen als 2019.


Die gesamte Studie kann ab sofort kostenlos heruntergeladen werden:

Digital Office Index

Die Studie zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen

Studie kostenlos downloaden

Statement BCT

Thomas Kuckelkorn, Vorsitzender des Bitkom-Arbeitskreises Digital Office Services & Cloud und Vorstandsmitglied des Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom, dazu:

Der Digital Office Index 2020 offenbart Licht und Schatten beim Status quo der Digitalisierung deutscher Unternehmen. Generell zeigen die Ergebnisse aber, dass die Corona-Pandemie hierzulande einen Boom des digitalen Arbeitens ausgelöst hat. Viele Unternehmen mussten im Frühjahr aus der Not heraus schnell neue Strategien und Lösungen etablieren um das Kerngeschäft aufrechterhalten zu können. Die Entwicklungen gehen grundsätzlich - auch in Bezug auf die Popularität der Cloud - in die richtige Richtung. Nun gilt es einen Grundstein für die Zeit nach Corona zu legen. Denn auch dann ist ein nachhaltiges Informationsmanagement unerlässlich für den wirtschaftlichen Erfolg. Bleibt man langfristig 'am Ball', dann wird sich das Digital Office auch unabhängig von der Pandemie als erfolgversprechendes Konzept erweisen.

Thomas Kuckelkorn