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IDT Capture

Intelligente Verarbeitung eingehender Informationen

Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Gutschriften – wie effizient Unternehmen täglich eingehende – analoge oder digitale – Dokumente verarbeiten, ist entscheidend für den Erfolg. Der manuelle Verarbeitungsprozess ist oft sehr zeitaufwändig und kostenintensiv, meist eintönig und vor allem fehleranfällig. Um diese tiefgreifende Flut von Dokumenten und Daten zu bewältigen, ist eine intelligente Software erforderlich, die alle eingehenden Informationen eines Unternehmens – ob auf Papier, digitalisiert oder vollständig digital – bündelt, automatisiert und optimiert. Dies gewährleistet nicht nur enorme Produktivitätsgewinne und erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen, sondern auch eine optimale Kontrolle des Informationsflusses und eine spürbare Sicherheit für die Mitarbeiter.

IDT Capture identifiziert und automatisiert eingehende Papier- und digitale Dokumente hinsichtlich ihres prozessbezogenen Inhalts. Dieser wird dann extrahiert und automatisch an die zuständige Abteilung oder ein Folgeverarbeitungssystem weitergeleitet.

Vorteile

  • Vollständig flexibel dank modularem Aufbau
  • Verarbeitung aller relevanten Dokumentarten
  • Hoher Benutzerkomfort durch intuitive und mehrsprachige Benutzeroberfläche
  • Einfache Installations- und Optimierungsoptionen für den Benutzer
  • Selbstlernende und trainierbare Wissensdatenbank
  • Vollautomatische Klassifizierung verschiedener Dokumenttypen
  • Vollständig integrierbar mit anderen Lösungen (DMS, ERP, CRM usw.)
  • Exportfunktion für XML- und CSV-Formate, UBL, ZUGFeRD und XRechnung
  • Zuverlässige & leistungsstarke OCR; bereits hohe Erkennung ohne Training
  • Nutzerfreundliche Validierungsoptionen
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Broschüre

IDT Capture

Holen Sie das Maximum aus Dokumenten heraus und heben Sie die Dokumentenverarbeitung auf ein neues Effizienzlevel!
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Modular und zukunftssicher

Der große Vorteil: IDT Capture ist eine vollständig modulare Lösung. Abhängig von der erforderlichen Funktionalität lässt sich ganz simpel das richtige Modul hinzuzufügen. Der Verarbeitungsprozess mit IDT Capture kann in mehrere Schritte unterteilt werden. Diese bauen teilweise aufeinander auf; aufgrund des modularen Aufbaus sind jedoch nicht alle Komponenten voneinander abhängig.

Mit der einheitlichen, automatisierten Verarbeitung aller eingehenden Dokumente gelingt der Schritt in die digitale Welt. Dokumente durchlaufen die verschiedenen standardisierten Prozessschritte im Unternehmen erheblich schneller, sodass die Produktivität nachhaltig gesteigert wird. Auf diese Weise spart man Zeit und Geld, entlastet die Mitarbeiter und ist bereit für das digitale Büro.

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Modular und zukunftssicher
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Möglichkeiten von IDT Capture

1. Intake & Import

Papierdokumente, die noch nicht digital vorliegen, werden digitalisiert und mittels OCR (Optical Character Recognition) im Volltext durchsuchbar gemacht. Bereits digital vorhandene (und damit elektronisch erzeugte) Dokumente werden importiert. Rechnungen beispielweise liegen immer öfter auch als digitale Variante vor (XML, XRechnung oder ZUGFeRD). Der Eingangskanal (per E-Mail, auf Papier etc.) spielt hierbei keine Rolle.

2. Preprocessing

Für eine fehlerfreie Erkennung lassen sich eingescannte Papierdokumente optimieren. Dabei richtet die Software z. B. schräg gescannte Dokumente aus oder entfernt Knicke und Flecken. Mehrseitige Dokumente oder verschiedene Dokumenttypen können in diesem Schritt geordnet werden, wenn sie – etwa mit Barcodes oder mittels Trennseiten – entsprechend gekennzeichnet sind.

3. Classification

Erfasste Dokumente werden nach Art und Inhalt charakterisiert. Diese sogenannte Klassifikation lässt sich über frei bestimmbare Attribute frei definieren. Die Klassifizierung eines Dokuments z. B. als Rechnung oder als Bestellung erfolgt anhand von Worterkennung. Rechnungen etwa enthalten enthalten oft typische Wörter wie „Rechnungsnummer“ oder ähnliche Elemente, die diesen Dokumenttyp charakterisieren. Die Zuordnung kann aber auch durch Vergleichen mit bekannten Dokumenten erzielt werden. Anhand dieser Beispieldokumente wird die Software trainiert. Sie „lernt“ dementsprechend mit jeder Erkennung, um welchen Dokumenttyp es sich handelt. Auf diese Weise lassen sich Rechnungen, Bestellungen, Formulare und andere Dokumente automatisch klassifizieren.

4. Recognition & Extraction

Im Anschluss findet und entnimmt die Software diejenigen Daten in Dokumenten, die für die jeweilige Weiterverarbeitung benötigt werden. Einzelbestandteile und ihre Position im Dokument werden dementsprechend erkannt (man spricht hier auch von Dokumenterkennung bzw. nur von Erkennung) und aus dem Dokument herausgezogen (der Fachbegriff hierfür lautet Extraktion), um sie dann an ein bestimmtes System und / oder einen bestimmten Prozess weiterzuleiten. Bei Rechnungen beispielsweise werden typische Inhalte wie Rechnungsnummern, Lieferantendaten oder Beträge erkannt und extrahiert.

5. Validation

Künstliche Intelligenz überprüft einzelne Felder auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit, beispielsweise ob eine IBAN richtig geschrieben wurde und die vorgesehene Länge hat. Durch die Validierung werden menschliche Fehler erheblich reduziert und Verarbeitungs- und Übertragungsfehler vermieden.

Falls gewünscht, umfasst diese Phase außerdem eine Funktionalität zum Dokumentenvergleich – ein leistungsfähiges Werkzeug, um verschiedene Versionen von Dokumenten schnell zu vergleichen und Unterschiede darin auf einen Blick sichtbar zu machen.

6. Verification

Gibt es eine Abweichung bei der digitalen Dokumentenerfassung, wird sie dem Benutzer sofort dargestellt und kann überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Diese Verifizierung ist aber kein Muss. Wer Kontrolle möchte, kann sie nutzen. Ansonsten kann der Schritt der Verifizierung auch ausgelassen werden.

7. Export

In diesem Schritt werden die erfassten Inhalte im gewünschten Format und im Volltext durchsuchbar (XML, ZUGFeRD, XRechnung etc.) automatisch am festgelegten Speicherort abgelegt oder an relevante Folgesysteme zur Weiterverarbeitung übergeben. Letzteres kann etwa ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sein, ein ERP- oder CRM-System oder eine FiBu-Lösung. Die Software ist damit eine sinnvolle Ergänzung komplementärer Systeme, um digitale Dokumente elektronisch auszulesen und die enthaltenen Metadaten auf direktem Wege weiterzuleiten.

Anonymize

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten neue Regeln zum Schutz vertraulicher Daten. Unsere Intelligent Document Technology umfasst daher außerdem einen möglichen Alternativschritt, der sich nach dem Preprocessing (Vorverarbeitung in Schritt 2) und vor der Verification (Schritt 6) einordnen lässt. Diese DSGVO-Erweiterung erkennt alle persönlichen Daten in Dokumenten und anonymisiert (= schwärzt) sie für nicht autorisierte Mitarbeiter. Die Funktionalität bietet damit am Ende zwei Versionen von Dokumenten mit Personenbezug an: Eine vollständige Version, die nur von autorisierten Mitarbeitern eingesehen werden kann, sowie eine Version, bei der die persönlichen Daten verschlüsselt werden.

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"IT-Business-Komponenten unserer Partner müssen bedienfreundlich sowie schnell und einfach in unser bestehendes ECM-Portfolio zu integrieren sein. Und das ist bei BCT klar der Fall."

Mario Koch
Konica Minolta Business Solutions Deutschland