Informationen digital und kontextbezogen aufbewahren und verwalten – einfach, sicher und schnell
Datenräume
Zeit ist Geld – aber Zeit ist knapp im schnelllebigen Digitalzeitalter. Das gilt auch für das Verwalten von wichtigen Dokumenten, vor allem bei Abteilungen innerhalb von Organisationen, in denen Compliance und Rechenschaftspflicht von größter Bedeutung sind.
Abhilfe verschaffen die BCT Essentials Datenräume. Dabei handelt es sich um leicht zugängliche, hochsichere „Aspekt-Archive“ für definierte Zielgruppen und Anwendungsbereiche, wobei – falls gewünscht – auch Externen Zugang zum jeweiligen Datenraum gewährt werden kann. Dokumente lassen sich in einem spezifischen, kontextbezogenen und DSGVO-konformen „Tresor“ sicher digital aufbewahren und jederzeit schnell wiederfinden. Beispiele für Datenräume sind Finanzarchive, Personalarchive, Qualitätsarchive, Verwaltungsarchive oder Wirtschaftsprüferarchive.
Vorteile
- Hohe Kosten- und Zeiteinsparungen
- Sichere, DSGVO-konforme Ablage und Verwaltung aller Dokumente
- Zielgruppenspezifische Einrichtung und kontextbezogener Zugang
- Dokumente schnell und einfach hochladen sowie effektiv wiederfinden
- Erhöhte Produktivität und einfache Zusammenarbeit
- Intuitive Bedienung
- Vollständig kombinierbar mit anderen Modulen und Lösungen
Broschüre BCT Essentials Datenräume
Alle wichtigen Dokumente im Griff – immer, überall und hochgradig sicher!
Finden statt suchen
In Abteilungen, in denen Compliance und Rechenschaftspflicht wesentliche Relevanz haben, ist dementsprechend äußerst wichtig, dass Mitarbeiter immer und überall problemlos über die erforderlichen Informationen verfügen. Die Suchmaschine ist daher das schlagende Herz der BCT Essentials Datenräume. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass sie Informationen schnell und passgenau wiederfindet und anschließend autorisierten Mitarbeitern auf logische und intuitive Weise präsentiert. Die Software ist sowohl mit einer Schnellsuchfunktion als auch mit einer umfangreichen Suchfunktion ausgestattet. Beim Upload jedes Dokuments findet eine Volltextindexierung statt, wodurch alle Dokumente vollständig durchsuchbar und jederzeit auffindbar sind. Darüber hinaus enthalten die BCT Essentials Datenräume eine (anpassbare) Ordnerstruktur sowie übersichtliche Tabs, in der Informationen strukturiert aufbewahrt und kontextbezogen entschlüsselt werden können.
Kombinierbar
Die BCT Essentials Datenräume sind hochgradig flexibel und lassen sich je nach Bedarf für definierte Zielgruppen einsetzen. Darin können Dokumente im Handumdrehen und je nach spezifischem Kontext digital archiviert, organisiert, verwaltet und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Natürlich ist die Software vollständig kombinierbar mit unseren verschiedenen BCT Essentials Wissensmodulen oder anderen komplementären Softwarelösungen und Hardwaresystemen.
