Holen Sie das Maximum aus Ihren Informationen heraus

Ihre Organisation erhält, produziert und verarbeitet von Jahr zu Jahr mehr Informationen, auch die Informationsquellen werden zunehmend diverser. Relevante von weniger relevanten Informationen zu trennen, wird ohne ein solides und zielorientiertes Informationsmanagement zur Mammutaufgabe. Nur mit den richtigen Informationen im passenden Kontext können Entscheidungen für nachhaltigen Erfolg und Wachstum getroffen werden. Mit unserem EIM-Transformationsmodell helfen wir Ihnen, den maximalen Nutzen aus Ihren Informationen zu holen.

Schritt für Schritt zu einem wissensbasierten Unternehmen

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut - genauso ist auch die Transformation hin zu einer wissensbasierten Organisation in unterschiedliche Etappen aufgeteilt. Genau darum geht es in unserem Enterprise Information Management (EIM) Transformationsmodell. Hierin werden vier Phasen beschrieben, die Organisationen mit der Unterstützung von BCT durchlaufen können. Sie erhalten mit jeder dieser Phasen mehr Kontrolle über Informationen und nutzen diese auch besser. Mit dem EIM-Transformationsmodell können Sie bestimmen, wo Ihre Organisation aktuell steht und welche Etappen möglicherweise noch vor Ihnen liegen. Unsere technologischen Plattformen sind direkt mit diesem Modell verbunden.

Das EIM-Transformationsmodell von BCT

Die Phasen:

  1. Übersicht und Ordnung von Informationen
  2. Einsicht in Informationen
  3. Wissen durch Informationen
  4. Wertschöpfung durch Informationen

Die BCT-Plattformen sind schichtweise aufgebaut. Jede Plattform/Ebene fügt eine neue Dimension des Umgangs mit Informationen hinzu und nutzt dazu auf clevere Weise die vorangehenden Plattformen. Die zugrunde liegende Technologie muss also nie ersetzt werden. Dadurch können die Phasen des Transformationsmodells reibungslos und effizient durchlaufen werden.

Phase 1: Übersicht und Ordnung von Informationen

Phase 1 - Übersicht und Ordnung von Informationen

Ihr Unternehmen erhält und produziert von Tag zu Tag mehr Dokumente, sowohl physische als auch digitale. Dieser exponentielle Zuwachs erschwert den Überblick; es ist schwer nachzuverfolgen, wo sich bestimmte Dokumente und Akten jeweils befinden. Die Lösung des Problems ist die Digitalisierung Ihrer eingehenden, internen und ausgehenden Dokumente. In dieser Phase beginnen Sie mit der Digitalisierung, Strukturierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten. Sie erstellen ein digitales Organisationsgedächtnis, in dem Ihre Informationen sicher hinterlegt sind.

Mithilfe unseres Dokumentenmanagementsystems (DMS) werden Informationen digitalisiert, strukturiert, verteilt und archiviert. Über die browserbasierte Benutzeroberfläche des DMS haben Sie von überall, zu jeder Zeit und von jedem Endgerät Zugriff auf Ihre Unterlagen und können diese auch mit Aufgaben für Mitarbeiter verknüpfen oder ganz einfach per E-Mail teilen. Eine intelligente Versionsverwaltung mit einer praktischen Anzeige aller relevanten Informationen erleichtert Ihre Teamarbeit, indem sie mehrere Bearbeitungsfassungen ermöglicht, ohne das Originaldokument zu überschreiben. Unsere Capture-Technologie macht abgelegte Dokumente im Volltext durchsuchbar, sodass eine aufwändige Verschlagwortung entfällt. Sämtliche Informationen sind dank einer cleveren Suchfunktion sofort verfügbar - ein Suchbegriff genügt. Wir sorgen dafür, dass Ihre digitale Basis stimmt. Sie verfügen über digitale Akten, die durch jeden zugriffsberechtigten Mitarbeiter einfach und schnell eingesehen werden können. Das Resultat ist, dass Sie einen optimalen Überblick über die Informationsströme von und zu Ihrer Organisation haben.

In dieser Phase gewonnene Vorteile

  • Die digitale Archivierung aller Dokumente in einem sicheren und nachhaltigen digitalen Format, gemäß geltender Gesetze und Compliancy-Vorschriften
  • Reduzierung der Anzahl manueller Handlungen, was die Betriebskosten senkt
  • Keine endlose Suche mehr: Schneller und einfacher Zugang zu Informationen

Phase 2: Einsicht in Informationen

Phase 2 - Einsicht in Informationen

In der zweiten Phase verbinden Sie Informationen mit Prozessen durch prozessorientiertes Arbeiten. Nach Phase 1 wird oftmals offensichtlich, dass Informationen schnell gefunden werden können sowie zugänglich und übersichtlich geordnet sind. Dokumente bewegen sich für ihre Bearbeitung automatisch durch das Unternehmen. Jedoch fehlt der Kontext noch: Sachbearbeiter können nicht sehen, was vorher im Prozess geschehen ist und welche anderen Informationen relevant sind. Mit dem Einsatz von ECM-Lösungen können Sie die Informationen anreichern und sie mit Prozessen verbinden. Die Lösung ist dann die Implementierung des prozessorientierten Arbeitens. In dieser Phase stellen Sie nicht alleine Dokumente, sondern weitere wichtige Rahmenbedingungen, Meilensteine und Prozessschritte in den Mittelpunkt.

Mithilfe des Prozessmanagements, das an das DMS gekoppelt ist, laufen alle Informationen zusammen. Mitarbeiter können ihre Aufgaben sehen, sie können betrachten, welches Dokument zu welchem Vorgang gehört und sie können auch den Fortschritt der Prozesse beobachten. Das Management hat einfacheren Zugriff auf relevante Informationen und kann die Prozesse dadurch optimal steuern. Das Resultat ist, dass Sie mehr Kontrolle über die Informationen in Ihrer Organisation haben. So realisieren wir effizientere primäre und unterstützende Unternehmensprozesse.

In dieser Phase gewonnene Vorteile

  • Schnellere Durchlaufzeiten in Prozessen
  • Einfacher Zugriff auf relevante Informationen und dadurch optimale Steuerung der Prozesse
  • Optimale Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern

Phase 3: Wissen durch Informationen

Phase 3 - Wissen durch Informationen

Mit dem Durchlaufen der Phasen 1 und 2 hat Ihr Unternehmen bereits eine große Umwandlung durchgemacht; vom dokumentenorientierten zum komplett prozess- und vorgangsorientierten Arbeiten. Das Ergebnis sind optimale betriebliche Prozesse und die transparente Bereitstellung von Informationen in der gesamten Organisation. Jedoch kann auf all diese Informationen nur auf eine Art und Weise zugegriffen werden, obwohl Mitarbeiter und verschiedene Abteilungen, das Management und die Geschäftsführung unterschiedliche Informationsbedürfnisse haben. Ein Mitarbeiter braucht relevante Informationen, um eine Aufgabe in einem Prozess abschließen zu können. Ein Manager will Einsicht in die Leistung der Abteilung. Und der Geschäftsführer will ausführliche Informationen zu den organisationsweiten Key Performance Indicators (KPIs) sehen. In dieser Phase bieten wir maßgeschneiderte Arbeitsumgebungen an, die an die Funktionen und die Informationsbedürfnisse der Fachleute in Ihrem Unternehmen angepasst sind.

Mit unseren EIM-Lösungen sorgen wir in dieser Phase für die zielgerichtete Bereitstellung von Informationen. Sie können jetzt für all Ihre Mitarbeiter und Kunden den Wechsel von generischen hin zu kontextrelevanten Informationen durchführen. Es geht dabei um die Herstellung von Verbindungen zwischen Daten und Prozessen, damit Informationen im passenden Kontext bereitgestellt werden. Das kann z. B. anhand von Management-Portalen, Kundenkontaktsystemen, organisationsweiten Suchfunktionen oder mobilen Anwendungen für bestimmte Außendienstmitarbeiter geschehen. Das Resultat ist eine personalisierte Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter das Maximum aus ihrer Arbeit herausholen können. Auf diese Weise entsteht eine wissensbasierte Organisation.

In dieser Phase gewonnene Vorteile

  • Reibungslose Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Lieferanten
  • Optimale Dienstleistung und Bereitstellung von Informationen an Ihre Stakeholder
  • Entscheidungen auf Basis valider Informationen

Phase 4: Wertschöpfung durch Informationen

Phase 4 - Wertschöpfung durch Informationen

In der digitalen Revolution, in der wir uns befinden, müssen Unternehmen optimal zusammenarbeiten und gut vernetzt sein, um Ihre Existenz auch zukünftig sichern zu können. In dieser Phase blicken Sie über die Grenzen Ihres eigenen Unternehmens hinaus und setzen netzwerk- und plattformorientierte Lösungen ein. Menschen und Organisationen werden optimal miteinander verknüpft; die Wertschöpfungkette wird komplett integriert.

Integration der Wertschöpfungskette

Sie bauen ein System zur Informationsregie auf, das über die eigene Organisation und betroffene Stakeholders hinausreicht. Mit EIM als Grundlage kann Ihr Unternehmen die Verantwortung für eine „virtuelle“ Organisation übernehmen, in der alle Wertschöpfungspartner operativ miteinander verbunden sind. So sind diese dazu in der Lage, den Prozess und den Endkunden in den Mittelpunkt stellen zu können. Man weiß, was bereits erledigt wurde, was noch aussteht und wer es ausführen muss. Durch die Bündelung von Informationen und dadurch, dass insgesamt die gleiche Sprache gesprochen wird, können Sie die richtigen Informationen im dazu passenden Kontext bereitstellen. Das verringert das Risiko von Missverständnissen und falschen Entscheidungen. Außerdem werden Ihre Kunden entlastet. Da Sie im Hintergrund eng mit Ihren Wertschöpfungspartnern zusammenarbeiten, brauchen diese nämlich keine unnötigen doppelten Handlungen mehr auszuführen, wie z. B. die Angabe der gleichen Daten bei verschiedenen Unternehmen.

Experten-Netzwerk

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, ein virtuelles Netzwerk aus Unternehmen und Experten aufzubauen, in dem alle Elemente über eine digitale Plattform miteinander verknüpft sind. Sie stehen im Zentrum dieses Netzwerks und führen die Regie, um Ihren Kunden so einen größeren Mehrwert bieten zu können. Das Experten-Netzwerk, das so entsteht, kann Ihren Kunden Dienstleistungen anbieten, die sie lieber an Externe auslagern würden. Dienstleistungen, die nicht zu ihrem eigentlichen Kerngeschäft gehören, beispielsweise Themen wie HR, Administration, IT, Rechtsangelegenheiten und Firmenimmobilien.

Self-Service-Plattform

Neben der Integration der Wertschöpfungskette und dem Aufbau eines Experten-Netzwerks bietet Ihnen BCT die Möglichkeit, die digitale Plattform auch Ihren Kunden zur Verfügung zu stellen. Alle Funktionen der Plattform können gemeinsam genutzt werden. Ihre Kunden erhalten dort ein persönliches „virtuelles Büro“, dass von Ihrem Unternehmen unterstützt wird. Auf diese Weise können Sie auf besonders effiziente Art und Weise mit Ihren Kunden zusammenarbeiten und einen noch größeren Mehrwert bieten. Gleichzeitig sorgt eine derartige Umgebung sowohl bei Ihnen als auch bei Ihren Kunden für eine deutliche Verringerung des Verwaltungsaufwands.

In dieser Phase gewonnene Vorteile

  • Zugang zu einem Experten-Netzwerk aus der kompletten Wertschöpfungskette
  • Durch die Bündelung von Informationen und dadurch, dass in der gesamten Organisation die gleiche Sprache gesprochen wird, können Sie die richtigen Informationen im dazu passenden Kontext bereitstellen
  • Umfangreiche Entlastung durch cloudbasierte Lösungen in einem SaaS-Modell
  • Mit Kunden, Lieferanten oder kooperierenden Unternehmen auf einer Plattform zusammenarbeiten