Die Digitalisierung stellt Wohnungseigentums- und Hausverwaltungen gerade bei der Rechnungsverarbeitung vor große Herausforderungen. Der Spezialist UTS innovative Softwaresysteme aus Köln setzt hier auf eine starke Partnerschaft und ergänzt seit 2018 seine Immobilienverwaltungssoftware KARTHAGO um die Capture-Lösung von BCT.
Mit Capture entfallen zeitaufwendige manuelle Arbeitsschritte, da ab dem Scan der Papierrechnungen alle Rechnungsworkflows digital erfolgen. Die angebundene Komponente von BCT liest per OCR-Erkennung alle relevanten Informationen aus einem Dokument aus. Über die KARTHAGO-Schnittstelle werden die Daten im Rechnungseingangsbuch vorerfasst und die PDF-Rechnung dazu hinterlegt. Der Mitarbeiter nutzt weiterhin das ihm bekannte System – die Capture-Prozesse laufen automatisiert im Hintergrund. Nach Freigabe und Buchung der Zahlung wird die Rechnung auch bei der Buchung im Kontoauszug angezeigt. Die Besonderheit: Für die Belegprüfung durch den Beirat oder Mieter werden sämtliche Buchungen samt dazugehörigen Belegen per E-Mail oder im Onlineportal karthago.VISION zur Verfügung gestellt. Ein langwieriges Kopieren der Belege und der Versand per Post erübrigen sich
Durch das integrierte Zusammenspiel der beiden Softwarelösungen erhalten bestehende wie neue Kunden einen entscheidenden Mehrwert. „Wir betreuen vor allem kleinere Unternehmen, die aufgrund ihrer kurzen Entscheidungswege eine schnelle Reaktionszeit von uns erwarten“, so UTS-Geschäftsführerin Susanne Liély-Sobania. „Diesen Anspruch können wir im Bereich Rechnungsworkflow absolut erfüllen.“ Denn hier hat der Softwareanbieter das digitale Leistungsspektrum seiner Branchenlösung mit BCT sinnvoll ausgebaut. Auch dank der nun intuitiven Bedienbarkeit gewann UTS innovative Softwaresysteme innerhalb eines halben Jahres 27 Neukunden.
„‚Zeit ist Geld‘, heißt es für die Unternehmen, die unsere Partner betreuen. Unser standardisiertes Capture-Produkt ist daher schnell und einfach zu implementieren. Damit ist die Softwarekomponente für UTS innovative Softwaresysteme und andere Anbieter eine attraktive Ergänzung ihres Portfolios – selbst bei sehr spezifischen IT-Lösungen etwa für die Wohneigentums- und Mietverwaltung“, zeigt sich BCT-Partnermanager Marc Charlier zufrieden.
„Zwischen uns und BCT passt einfach die Chemie – menschlich wie technisch. Daher haben wir uns auch so schnell für die Kooperation entschieden“, ergänzt Liély-Sobania. Die beiden Softwareexperten wollen in Zukunft die althergebrachten Arbeitsstrukturen der Hausverwalterbranche weiter aufbrechen und durch innovative Lösungen auf ein neues digitales Level bringen.
