Maletz & Esser

Stahlharter Erfolg dank digitalem Büro

Rund 66 Prozent aller Maschinen- und Anlagenbaubetriebe arbeiten trotz steigender Digitalisierung im Büro noch analog. Dies ergab 2014 eine Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmens KPMG. Anders die Maletz & Esser GmbH aus Düren. Bei dem Stahl- und Apparatebauer optimiert bereits seit einiger Zeit das Dokumentenmanagementsystem Elemenz von BCT Deutschland die Verwaltung projekt- und mitarbeiterrelevanter Unterlagen.

Wenn es um die Koordinierung der Warenwirtschaft oder das Verfassen konkreter Angebote geht, nutzt die Maletz & Esser GmbH aus Düren eine modulare PPS-Software für den Stahl- und Apparatebau. Zeit ist – vor allem für mittelständische Unternehmen – aber auch in der Industrie bares Geld. Für die zusätzlichen bürointernen Arbeitsabläufe suchte man daher eine Lösung mit klarem Anforderungsprofil: „Einfachheit ist das A und O, denn ich möchte mich nicht lange mit komplizierten Benutzerhandbüchern rumschlagen“, so Geschäftsführer Reinhard Meyer. Und so überzeugte ihn im Dezember 2014 das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Elemenz von BCT Deutschland.

„Elemenz soll unseren Kunden helfen, ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen sowie Kosten, Zeit und Nerven zu sparen“, erklärt Romy Farber, Business Manager Elemenz bei BCT Deutschland. So ist die webbasierte Nutzeroberfläche der Lösung auf die wesentlichen Anwendungen reduziert: Alle digitalisierten Dokumente werden innerhalb des Systems in vordefinierten und veränderbaren Hauptordnern (Kunden, Personal etc.) sowie in themenspezifischen Reitern (Rechnung, Vertrag etc.) gespeichert. „Nach diesem Schema können in Microsoft Office erstellte Dokumente sowie PDFs und E-Mail-Korrespondenzen kategorisiert werden“, so Farber. Sogar die im PPS-System erzeugten Dokumente werden in Elemenz verwaltet. Das Ergebnis: eine einheitliche Aktenführung projektrelevanter und mitarbeiterbezogener Unterlagen.

Intuitive Dokumentenverwaltung

Doch zunächst müssen die Papierdokumente in digitaler Form vorliegen. Dies erfolgt bei Maletz & Esser mithilfe des Scan Client, einer BCT-Software, die auf einem stationären Scanner, der Kodak Scan Station, installiert ist. Wie bisher werden alle Papiere manuell sortiert – entsprechend der Ordner, in denen sie abgelegt werden sollen. Die Touchscreenoberfläche des Scanners entspricht dabei der Ordnerstruktur von Elemenz, sodass der Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang ausgewählt werden kann. Dadurch wird das Ablegen der Dokumente in Elemenz merklich beschleunigt.

„Und auch das Wiederfinden ist dank der intuitiven Suchfunktion besonders schnell möglich“, ergänzt Meyer. Wie bei einer Onlinesuchmaschine gibt er in die Eingabeleiste des DMS ein Stichwort oder auch ganze Sätze ein. Dank einer Volltextindizierung ist jedes in Elemenz abgelegte Dokument in Sekundenschnelle verfügbar. Die integrierte Autokorrektur sorgt dafür, dass versehentliche Tippfehler behoben werden. Zusätzliche Filter grenzen die Suche weiter ein. Diese kann wahlweise im gesamten System erfolgen, wenn etwa nach allen projektrelevanten Dokumenten gesucht wird, oder gezielt in einem Ordner. Anschließend können alle gefundenen Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortiert werden. „Unsere zahlreichen Papierordner per Hand wegen eines bestimmten Lieferscheins zu durchforsten, ist somit endlich vorbei“, freut sich Meyer über den reduzierten Rechercheaufwand. 

„Unsere zahlreichen Papierordner per Hand wegen eines bestimmten Lieferscheins zu durchforsten, ist mit Elemenz endlich vorbei. Und auch das Wiederfinden ist dank der intuitiven Suchfunktion besonders schnell möglich."

Reinhard Meyer, Geschäftsführer Maletz & Esser GmbH

Anders als bei vergleichbaren Datenbanken, die er bereits kennenlernte, waren keine langen Mitarbeiterschulungen nötig, um Elemenz in die internen Arbeitsabläufe seines 21-Mann-Unternehmens zu integrieren. Hauptnutzer sind neben der Geschäftsführung und der Vertriebsmitarbeiter die beiden kaufmännischen Angestellten im Büro. „Damit alle den Überblick über aktuelle Projektstände behalten bzw. diese besser nachvollziehen können, können Dokumente mit konkreten Arbeitsanweisungen oder mit Hinweisen zur Wiedervorlage und zu festgelegten Deadlines versehen werden“, erklärt Farber weitere Nutzungsmöglichkeiten. „Elemenz hilft somit zusätzlich dabei, Zeitpläne und Fristen einzuhalten.“

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