Gemeinsam die Zukunft der Dokumentenverarbeitung voranbringen

Über DocuWare kam Reese letztlich in Kontakt mit BCT, das über eine jahrzehntelange Erfahrung in der Digitalisierung von Dokumenten und Informationen verfügt. Mit der Essentials Plattform bietet die BCT Deutschland GmbH ihren Partnern ein modular aufgebautes und komplementäres Set für verschiedene Einsatzgebiete der digitalen Dokumentenerfassung und -verarbeitung. Bei Reese war man vor allem angetan von der einfachen und schnellen Installation sowie vom Preis-Leistungs-Verhältnis. Auch die universelle Einsetzbarkeit der BCT-Software wusste zu überzeugen: Bereits nach einem ersten gemeinsamen Termin hatte man eine Vielzahl verschiedener Einsatzszenarien ausgearbeitet.

Ein grundlegendes Kriterium für alle Beteiligten war die Entwicklung einer spezifischen Schnittstelle zwischen den Lösungen von DocuWare und BCT. Kunden sollen Dokumente nicht nur digitalisieren und in DocuWare ablegen, sondern enthaltene Informationen bestmöglich auslesen sowie mit Informationen im ERP oder in Branchenlösungen abgleichen können. Mit eigenen Softwareprodukten das Portfolio eines strategischen Partners ideal abzurunden, ist dabei eine Form der Zusammenarbeit, die sich für die Aachener bewährt hat, erklärt Khaled Daftari, Partner Manager DACH bei BCT Deutschland: „Entscheidend ist, dass unsere Software schnell und reibungslos in die Systeme der anderen Softwareanbieter integriert werden kann. Konfigurieren statt programmieren, das muss die Devise sein“.

Die daraufhin von BCT in Abstimmung mit den Experten von DocuWare geschaffene Integration ermöglicht eine automatische Rechnungserkennung und den Abgleich mit zugehörigen Dokumenten im ERP, etwa Lieferscheine oder Bestellungen. Importiert ein Kunde eine Rechnung in DocuWare, wird sie an die BCT-Software übergeben und dort digital erfasst. Sämtliche enthaltene Daten inklusive Positionszeilen werden ausgelesen, exportiert und mit dem ERP synchronisiert. Damit der Endkunde nicht sein gewohntes System verlassen muss, passiert der Verarbeitungsschritt vollautomatisiert als Dunkelverarbeitung im Hintergrund. Die Rechnungsdaten und Bestelldaten werden anschließend überprüft und eventuelle Abweichungen an DocuWare übergeben, beispielsweise beim Preis oder der Menge. In einem letzten Schritt übermittelt die BCT-Software die extrahierten Metadaten und eventuelle weitere Informationen an DocuWare, wo der Rechnungsprozess fortgesetzt und abgeschlossen werden kann.

Ein vielversprechender Praxisstart der Zusammenarbeit zeigte sich im Frühsommer 2021 bei der Friedrichs Garten- u. Landschaftsbau, Tiefbau GmbH. Das Braunschweiger Unternehmen, das sich auf den Bau und die Pflege von Wasseranlagen spezialisiert hat, nutzt seit rund fünf Jahren DocuWare Cloud. Nun hat man sich zur einer weitergehenden Prozessdigitalisierung- und optimierung entschieden, wie Geschäftsführer Achim Friedrichs erzählt: „Gerade beim Thema Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse gut und einfach straffen, denn das spart Zeit und Geld. Und so können wir unseren Fokus weniger auf Backoffice-Tätigkeiten, sondern noch stärker auf unser konkretes Tagesgeschäft richten“.

Die bereits an die DocuWare-Software angebundene Lieferantendatenbank soll dazu nun zusätzlich mit der Lösung von BCT verknüpft werden. Künftig werden Eingangsrechnungen bei Friedrichs dann von der BCT-Software ausgelesen und im Volltext indiziert. Ein wichtiges Argument für die Wahl des Kunden war laut Reese-Geschäftsführer Krüger dabei die Möglichkeit, Rechnungen auf Kopf-, Fuß- und insbesondere Positionszeilenniveau vollständig erkennen und auslesen zu können: „Friedrichs nutzt eine spezifische Branchensoftware zur Baustellennachkalkulation. Da die BCT-Software Rechnungen umfassend ausließt und dabei enthaltene Metadaten wie Projektnummern erkennt, lassen sich diese schnell und einfach dem jeweiligen Projekt zuordnen“.