Digitale Rechnungsworkflows in der Immobilienbranche

Heute entfallen diese zeitaufwändigen Zwischenschritte. Stattdessen freuen sich die 15 Mitarbeiter, die im Bereich der Rechnungsverarbeitung zuständig sind, über automatisierte und digitale Rechnungsworkflows. „Dass wir unseren Kunden diesen Mehrwert bieten können, zeigt, dass es die richtige Entscheidung war, unsere Immobilienverwaltungssoftware um die Capture-Lösung von BCT Deutschland zu erweitern“, begründet Susanne Liély-Sobania, Geschäftsführerin bei UTS innovative Softwaresysteme, die Portfolioergänzung. Nach dem Prinzip einer Blackbox nutzen die Baardse-Mitarbeiter weiterhin das ihnen bekannte UTS-System – die Capture-Prozesse laufen wiederum automatisiert im Hintergrund.

„Für Hausverwalter beginnt im Frühjahr die sehr stressige und zeitraubende Abrechnungsperiode. Daher war es uns besonders wichtig, dass wir bereits ab Jahresbeginn produktiv mit dem erweiterten System arbeiten können“, so Schilling. Dank der lösungsorientierten Zusammenarbeit aller Beteiligten ging der Plan auf. Baardse als Pilotkunde der gekoppelten Lösung brachte außerdem wertvolle Verbesserungsvorschläge aus Anwendersicht ein.

Durch das Zusammenspiel der beiden Softwares sind die Abläufe deutlich schlanker; die intuitive Bedienbarkeit der Lösung sorgt zudem für eine merklich verbesserte Arbeitseffizienz. Denn selbst unterschiedliche Rechnungstypen werden nun einheitlich digital bearbeitet – jene mit gesondertem Umsatzsteuerausweis in der Mietverwaltung genauso wie jene ohne Umsatzsteuerausweis in der WEG-Verwaltung.

Dazu werden im ersten Schritt die per Scan digitalisierten oder bereits digital eingetroffenen Dokumente, etwa als PDF, in die UTS-Software hochgeladen. „Unsere angebundene Capture-Komponente liest per OCR-Erkennung wiederum alle relevanten Informationen aus dem einzelnen Dokument aus“, beschreibt Marc Charlier, Partner Manager bei BCT Deutschland, das automatisierte Vorgehen. Über die eingerichtete Schnittstelle werden die Daten anschließend im Rechnungseingangsbuch der Immobilienverwaltungssoftware vorerfasst und die PDF-Rechnung dazu hinterlegt. Dadurch können Zahlungsträger schneller erstellt werden.

Nach Freigabe und Buchung der Zahlung wird die Rechnung auch bei der Buchung im Kontoauszug angezeigt. Die Besonderheit: Für die Belegprüfung durch den Beirat oder Mieter werden sämtliche Buchungen samt dazugehörigen Belegen per E-Mail oder über das Onlineportal karthago.VISION zur Verfügung gestellt. Ein langwieriges Kopieren der Belege und der Versand per Post erübrigen sich.