AZ Sint-Lucas

Auf dem Weg zum papierlosen Krankenhaus

Wie bereits mit dem E-Government-Gesetz ruft die Bundesregierung seit diesem Sommer speziell auch das Gesundheitswesen mit dem E-Health-Gesetz dazu auf, die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen. Denn gerade deutsche Krankenhäuser haben hier Nachholbedarf, während Nachbarländer wie Belgien bestehende Strukturen längst aktiv ändern – zu Gunsten eines effizienteren Informationsaustauschs und optimierter Patientenbehandlungen.

Das Krankenhaus AZ Sint-Lucas im belgischen Gent plant beispielsweise bis 2018, ganz ohne Papier auszukommen. Statt überfüllter Archivräume sollen elektronische Dokumente die internen Abläufe der 2.400 Mitarbeiter straffen und vor allem die Betriebskosten senken. Um die verschiedenen Digitalisierungsmaßnahmen umsetzen zu können, entschied sich der Vorstand für die Zusammenarbeit mit BCT. Eine Kombination aus einem Input-Management- und dem Enterprise-Content-Management-System (ECM) Corsa optimiert nun seit fünf Jahren die bestehende IT- und folglich die gesamte Infrastruktur. „Ausschlaggebend waren vor allem die Markterfahrung von BCT, die Offenheit gegenüber unseren bestehenden Abläufen sowie das starke Preis-Leistungs-Verhältnis“, begründet Anneliese van Egghen, Projektleiterin IT und Digitalisierungsverantwortliche, die Entscheidung.

Automatisierung der Postbearbeitung

Seit 2010 arbeitet das AZ Sint-Lucas schrittweise daran, für seine 40 Abteilungen ein modernes Verwaltungssystem aufzubauen, das die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung im medizinischen Bereich erfüllt. Neben der Integration eines zentralen elektronischen Patientendossiers sollte vor allem die Bearbeitung eingehender Dokumente optimiert werden.

Dazu implementierte BCT eine Input-Management-Software in der übergeordneten Abteilung „Tariferstellung und Rechnungswesen“ sowie in der dazugehörigen Buchhaltung. Hier verarbeiten die Mitarbeiter jährlich 700.000 Papierdokumente wie Rechnungen und Finanzierungsanträge: Öffnen, sortieren, bearbeiten, abheften – Aufgaben, die viel Zeit und folglich auch Gelder beanspruchen. „Für uns war schnell klar, dass diese beiden Bereiche als erstes das neue IT-System nutzen sollen, um dort das starke Dokumentenaufkommen effizient zu bändigen“, so van Egghen.

Die Digitalisierung und die Automatisierung der Postbearbeitung erfolgt seither im Wesentlichen in drei Schritten:

  1. Erfassung der digitalen und Papierdokumente
  2. Erkennung der Dokumenteninhalte
  3. Verarbeitung in nachgelagerten Systemen

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