Gerade in Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist die reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten eine wichtige Voraussetzung für funktionierende Arbeitsabläufe.
So auch bei der Anton Gerl GmbH:
Hier ist man ganz nah dran am papierlosen Büro – alle eingehenden Rechnungen und Gutschriften seiner insgesamt 18 Standorte erfasst und verarbeitet der Dentalfachhandel digital. Und das für alle Niederlassungen – deutsche wie niederländische – zentral in der Buchhaltung am Standort Köln.
Dazu nutzt das Unternehmen mit 480 Mitarbeitern die Input-Management-Software von BCT Deutschland. Der Vorteil: Die gesamte Postbearbeitung wird automatisiert und standardisiert; die Prozesse der Buchhaltung werden effizienter.
Egal ob als PDF-Datei im E-Mail-Anhang oder als Papierausdruck: Das System zur digitalen Postverarbeitung erfasst die Dokumente, die im Unternehmen eintreffen, unabhängig von ihrer Struktur und ihrem Eingangskanal. Konkreter heißt das, dass die Software textbasierte Nachrichten in digitaler Form ausliest und anhand charakteristischer Merkmale und Keywords klassifiziert. In einem weiteren Schritt exportiert sie schließlich die in allen Dokumenten enthaltenen relevanten Metadaten, wie beispielsweise Rechnungsnummer oder -datum, automatisch in bereits vorhandene Archiv- und Genehmigungsworkflowsysteme. Die bestehende IT-Infrastruktur kann weiterhin genutzt werden und Rechnungen und Gutschriften werden nutzerfreundlich weiterverarbeitet.
Zusätzlich lernt die Software mit jeder Auslesung dazu und es entsteht eine trainierbare Wissensdatenbank. Die Erkennungsquote beim Auslesen steigt kontinuierlich – so erkennt die Input-Management-Lösung beispielsweise auch problemlos Angaben, die vom deutschen Standard abweichen wie das US-amerikanische Datumsformat.
