ANKER Gebr. Schoeller

Alle Unternehmensabläufe komplett und intelligent digital archivieren

„Mindestens drei Ausdrucke haben wir früher von jedem Dokument gemacht“, erinnert sich Kamillus Wojczyk, Prokurist und Verantwortlicher für Informationstechnologie bei der ANKER Gebr. Schoeller GmbH + Co. KG. „Die wurden dann per Hand an die jeweiligen Abteilungen verteilt und nach der Bearbeitung ordentlich archiviert. Was für ein Aufwand.“ Besonders, wenn ein Dokument später noch einmal benötigt wurde. Dann musste einer der 300 Mitarbeiter sich auf den Weg ins Archiv machen und die entsprechenden Papiere heraussuchen.

„Umständlich, zeitraubend und ganz sicher nicht mehr „State of the Art“ für die größte Teppichweberei Europas, deren Produkte z. B. im Berliner Reichstagsgebäude liegen oder in Passagierflugzeugen um den ganzen Globus fliegen“, meint dazu Eva Bischoff, Geschäftsführerin bei der BCT Deutschland GmbH. So kam es also, dass im Frühjahr 2013 bei ANKER das Enterprise Content Management (ECM) Corsa implementiert wurde.

Angepasst an individuelle Unternehmensabläufe

Alle Vorgänge werden jetzt komplett digital und immer leicht auffindbar in diesem System abgelegt. Zettelwirtschaft und Medienbrüche zwischen Papierdokumenten und digitalen Daten gibt es nicht mehr. Stattdessen sind alle Dokumente, z. B. Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, gebündelt und von jedem Arbeitsplatzrechner aus verfügbar – gemeinsam mit der jeweils relevanten Kundenkorrespondenz. Denn auch Preisinformationen oder Lieferabsprachen per E-Mail z. B. werden mit einem Klick digital archiviert und automatisch in den jeweiligen Workflow integriert.

Für die Mitarbeiter des Vertriebsinnendienstes bedeutet das ein wesentlich einfacheres und zugleich effizienteres Arbeiten: Dank der digitalen Akten können sie die gesamte Historie eines Bestellvorgangs sowie alle Bestellvorgänge eines Kunden mit einem Blick erfassen. „Besonders mit den flexiblen Suchmechanismen – inklusive Volltextsuche in den Dokumenten – finden wir die relevanten Infos jetzt viel schneller und präziser“, freut sich Wojczyk. „Zeitaufwändiges Suchen an unterschiedlichen Orten – früher eher die Regel als die Ausnahme – hat sich erledigt.“

Optimal integriert in die vorhandene Infrastruktur

Eine maßgebliche Anforderung an das ECM wurde bei der Planung schnell offensichtlich: Um den ANKER-Mitarbeitern die Nutzung so einfach wie möglich zu machen, sollten sie weiterhin in der gewohnten Nutzeroberfläche arbeiten können. Corsa musste sich also optimal in die vorhandene Software-Infrastruktur des Warenwirtschaftssystems »texware/CS« integrieren. Eine große Herausforderung und viel Abstimmungsarbeit für die Projektverantwortlichen und Programmierer bei BCT und dem, in der internationalen Textilwirtschaft etablierten, Softwareanbieter update texware GmbH.

„Besonders mit den flexiblen Suchmechanismen – inklusive Volltextsuche in den Dokumenten – finden wir die relevanten Infos jetzt viel schneller und präziser. Zeitaufwändiges Suchen an unterschiedlichen Orten – früher eher die Regel als die Ausnahme – hat sich erledigt.“

Kamillus Wojczyk, Prokurist und Verantwortlicher für Informationstechnologie bei der ANKER Gebr. Schoeller GmbH + Co. KG

Die gemeinsame Lösung: Beide Systeme sind jetzt über eine bidirektionale Schnittstelle verbunden. Alle täglich benötigten Funktionen von Corsa können von der »texware/CS«-Benutzeroberfläche aus genutzt werden. Obwohl das ECM dabei völlig im Hintergrund bleibt und die ANKER-Mitarbeiter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten, übernimmt Corsa das Datenmanagement. Wird in »texware/CS« etwa ein neuer Debitor angelegt, wird dieser automatisch als neue Akte in Corsa repliziert. Alle Dokumente, die anschließend generiert werden, übergibt das Warenwirtschaftsprogramm an Corsa. Über eindeutige Dokumenten-IDs sind die Datensätze verknüpft.

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