Im Herbst letzten Jahres präsentierte der Digitalverband Bitkom den Digital Office Index 2020. An der Erarbeitung der Studie, die hier kostenlos zum Download steht, war BCT neben anderen Unternehmen maßgeblich beteiligt. In diesem Jahr gab es zu einigen Bereichen der Studie ein Update im Rahmen einer Sondererhebung mit dem Titel „Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen?“
Die Ergebnisse wurden am Morgen der diesjährigen Digital Office Conference im Rahmen einer Pressekonferenz mit dem Bitkom-Präsidenten Achim Berg veröffentlicht. Nachfolgend eine Zusammenfassung der aus unserer Sicht wichtigsten Erkenntnisse der Sondererhebung (Quelle: Bitkom).
Allgemeine Entwicklungen
- Zwei Drittel der befragten Unternehmen ist bislang nur schlecht durch die Corona-Zeit gekommen.
- Die Digitalisierung hilft den Unternehmen aber in der Pandemie:
- 61 Prozent haben festgestellt, dass analoge Geschäftsprozesse hinderlich für das Arbeiten zu Hause sind.
- 95 Prozent sind der Meinung, dass die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen durch die Pandemie für sie an Bedeutung gewonnen hat.
- Corona hat jedoch den „Digitalisierungsgraben“ zwischen Vorreitern und Nachzüglern eher noch vergrößert.
- Das Digital Office ist in der Breite angekommen; 93 Prozent nutzen bereits Digital-Office-Lösungen aus dem ECM-, ERP- oder CRM-Bereich.
- Es scheint allerdings an Digitalkompetenz in den Unternehmen zu fehlen:
- 56 Prozent gaben an, im Jahr 2021 über erforderliche Mitarbeiter zu verfügen, um die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen voranzutreiben. 2020 waren das noch 72 Prozent.
- Es wird 2021 weniger in Fort- und Weiterbildung investiert als 2020 (64 vs. 70 Prozent).
- Nur knapp mehr als die Hälfte (54 Prozent) der Unternehmen spricht dem Management genügend Digitalkompetenz zu, um den digitalen Wandel voranzutreiben.
- Die digitale Kommunikation nimmt Fahrt auf, digitale Messenger-Kommunikation (+16 Prozent gegenüber 2020) und Kollaborationstools (+9 Prozent gegenüber 2020) gewinnen an Bedeutung. Das Fax ist zwar existiert zwar noch immer (43 Prozent), nimmt in der Nutzung jedoch kontinuierlich weiter ab (2020: 49 Prozent; 2018: 62 Prozent).
Potenzial bei den konkreten Anwendungsfällen
© Bitkom
Wirft man einen Blick auf verschiedene mögliche Bereiche, in denen Digital-Office-Lösungen zum Einsatz kommen könnten, so ergibt sich ein ausbaufähiges Bild. So nutzt etwa weniger als die Hälfte eine Software zur Digitalisierung von Dokumenten. Auch die elektronische Dokumentarchivierung ist bei weniger als der Hälfte (41 Prozent) im Einsatz. Auffällig ist zudem, dass Lösungen im Bereich der Dokumentgenerierung (Output Management), beispielsweise zur Generierung von E-Rechnungen, nur von etwas mehr als einem Drittel (35 Prozent) verwendet werden. Ein bei jedem Item vergleichbar oder ähnlich großer Prozentsatz der Unternehmen scheint Lösungen für die jeweiligen Bereiche aber geplant oder zumindest diskutiert zu haben. Was das betrifft, gilt es nun Nägel mit Köpfen zu machen, will man den digitalen Anschluss nicht verlieren.
Abschied vom Papier
Was die „deutsche Liebe“ zum Medium Papier betrifft, scheint sich Corona zum Gamechanger zu entwickeln:
- 62 Prozent der Unternehmen druckt weniger als noch vor einem Jahr. 2020 waren dies (gegenüber dem Vorjahr) nur 49 Prozent.
- Der Anteil an Büro- und Verwaltungsprozessen, die noch papierbasiert ablaufen, ist gesunken. Noch noch jedes vierte Unternehmen setzt überwiegend (zur Hälfte) auf Papier. Bei 7 Prozent ist alles komplett papierlos, bei nur 6 Prozent ist alles papierbasiert. 27 Prozent gaben an, das nur noch ein Viertel der Prozesse papiersbasiert seien.
Digitale Rechnungen auf dem Vormarsch
© Bitkom
Einen großen Sprung gemacht haben deutsche Unternehmen in Hinblick auf das Thema Rechnungen. Bei der Frage, wie im Unternehmen Rechnungen erstellt werden, liegt die digitale Variante (32 Prozent) gegenüber dem papierbasierten Pendant (19 Prozent) erstmals vorne. 2020 war das Verhältnis noch mehr oder weniger umgekehrt (24 Prozent digital vs. 33 Prozent Papier). Egal ob Papier oder digital: Diese erzeugten Rechnungen müssen natürlich beim Empfänger gleichwohl noch optimal erfasst und verarbeitet werden.
Investitionsbereitschaft
© Bitkom
Bezogen auf die Investitionsbereitschaft in die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse geben deutsche Unternehmen ein etwas diffuses Bild ab. Zwar gaben 4 von 10 Unternehmen an, 2021 ins Digital Office zu investieren. Und 87 Prozent gaben sogar an, bereits in der Vergangenheit investiert zu haben. Ob allerdings die Entscheidung, erst in 2022 oder sogar noch später zu investieren, die richtige ist, darf durchaus angezweifelt werden. Vor allem angesichts der anhaltenden Pandemie, die die Digitalisierungsdefizite in Deutschland schonungslos offengelegt hat und das weiterhin tut. Natürlich sind viele Unternehmen noch immer in ihrer Existenz bedroht. Abwarten kann aber beim Thema Digitalisierung eigentlich trotzdem keine gute Option sein.
Hürden für die Digitalisierung
© Bitkom
Nach wie vor gibt es für Unternehmen eine Vielzahl an Hürden, die der umfassenden Digitalisierung im Wege zu stehen scheinen. Diese Hindernisse sind vor allem regulatorischer, organisatorischer oder sicherheitstechnischer Natur und unterscheiden sich in ihrer Ausprägung. Am meisten genannt wurden fehlende Standards (64 Prozent) und zu hohe Anforderungen an den Datenschutz (63 Prozent). Aber auch rechtliche Bestimmungen (47 Prozent) und allgemeine Sicherheitsbedenken stehen Digitalisierungsprojekten oft im Weg. Bei 57 Prozent fehlt es zudem an Geld, bei 55 Prozent an Zeit.
Komplettüberblick
Die kompletten Ergebnisse aus der Pressekonferenz lassen sich hier einsehen.
Mehr Digitalisierung "dank" Pandemie! Mittlerweile zweifelt nur noch ein kleiner Prozentsatz der Unternehmen am Nutzen der digitalen Transformation. Corona scheint in den meisten Fällen der Wendepunkt hin zum Digital Office gewesen zu sein. Insofern freue ich mich über den Fortschritt, sehe aber in vielen Bereich nach wie vor noch Handlungspotenzial, damit die "digitale Schere" zwischen Vorreitern und Nachzüglern nicht noch größer wird.
Thomas Kuckelkorn, Manager PR & Kommunikation bei BCT und Vorstandsmitglied des Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom
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