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“Automatisierung und Optimierung der Verarbeitung eingehender Informationen.”

Wie und warum Input Management den Weg in die Zukunft bereitet


Dots

Input Management ist die Automatisierung und Optimierung der Verarbeitung eingehender Informationen. Es handelt sich um eine Technologie zur Automatisierung manueller und administrativer Aufgaben für mehr Effizienz und weniger Fehler. Wenn Dokumente in das Unternehmen eingehen, erkennt die Technologie die Daten in diesen Dokumenten, interpretiert und extrahiert sie und sendet die Informationen schnell an die richtige Stelle, das richtige System oder die richtige Person bzw. Abteilung im Unternehmen.

Die effiziente und effektive Verarbeitung eingehender Informationen wird insgesamt immer wichtiger. Eine sich verändernde, digitalisierte Informationsgesellschaft benötigt schließlich digital zugängliche Informationen! Darüber hinaus wächst  die Menge und Vielfalt der Informationen, die Unternehmen täglich verarbeiten müssen. Diese Verarbeitung muss auch den sich ändernden Gesetzen und Regulierungen wie der DSGVO entsprechen. Dies macht es zunehmend schwierig, die Relevanz der eingehenden Informationen sowie deren Zuordnung zu bestimmen. Eine Input-Management-Lösung bietet hier eine enorme Effizienzsteigerung. Die Technologie kann Dokumente klassifizieren und an das korrekte Ziel verweisen, um die enthaltenen Informationen weiterzuverarbeiten. Beispielsweise wird eine Rechnung oder Bestellung mittels Worterkennung (OCR) oder durch Vergleiche mit bekannten Dokumenten sofort identifiziert. Wenn die Klassifizierung einem zuverlässigen, automatisierten System überlassen wird, gelangen Informationen auch schneller dahin, wo sie benötigt werden.

Eine Input-Management-Lösung kann Dokumente klassifizieren und an das korrekte Ziel verweisen, um die enthaltenen Informationen weiterzuverarbeiten.

Mehrwerte dank Input Management

Input Management, auch bekannt als Capture bzw. Document Capture, ist im Wesentlichen ein Konzept zur elektronischen Dokumentenerfassung. Häufige Anwendungsszenarien finden sich etwa in der digitalen Belegverarbeitung wie beispielsweise der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung. Auf unserer Info-Seite „Was ist digitale Dokumentenerfassung?“ finden Sie übrigens noch weitere Schlüsselelemente dieser Technologie.

Input Management geht also über das reine Scannen von Dokumenten hinaus und wird zum „Türöffner“ des digitalen Büros; es kann demnach auch Software- und Hardwareanbietern sowie Dienstleistern einen großen Wettbewerbsvorteil bieten. Eine solche Lösung kann nämlich beispielsweise mit ERP- oder ECM-Systemen verknüpft werden, um dokumentenbasierte Informationen zu verarbeiten. So werden etwa wichtige Bestandteile in Rechnungen (Rechnungsnummern, Positionszeilen etc.) erkannt und automatisch an die Finanzbuchhaltung oder eine FiBu-Lösung bzw. ein ERP-System übermittelt. Wenn die Informationen der eingehenden Rechnung mit der zuvor angegebenen Bestellung übereinstimmen, kann die Zahlung sogar sofort und ohne manuelle Eingriffe erfolgen. Erst wenn eine Abweichung festgestellt wird, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung, damit er die Rechnung manuell prüfen kann.

Wer Kontrolle benötigt, bekommt sie auch

Der Validierungs- bzw. Kontrollprozess muss also nicht unbedingt vollständig automatisiert sein. Häufig möchten Benutzer einer Input-Management-Software immer noch selbst „den Knopf drücken“, um eine Zahlung abzuschließen. Sie wollen die Rechnung zuerst mit eigenen Augen prüfen. Es ist logisch, nachvollziehbar und sicher, dass Menschen mit einer finanziell orientierten Funktion diese Kontrolle behalten. Das Vertrauen in ein solches System wächst jedoch schnell. Vor allem wenn deutlich wird, dass alles funktioniert und die Benutzer der Lösung vertrauen, wird dieser manuelle Schritt oft überflüssig.

Portfolio erweitern

Immer mehr Unternehmen erkennen, wohin die „digitale Reise“ führen wird, und sehen eine effiziente Verarbeitung eingehender Informationen als unverzichtbar an. Insbesondere ERP- und ECM-Anbieter erkennen in zunehmendem Maße den Mehrwert von Input-Management-Lösungen in Kombination mit ihrer eigenen Software. Durch das Hinzufügen einer Input-Management-Technologie zu ihrem eigenen Portfolio erweitern sie die Möglichkeiten ihres Geschäftsmodelles. Sie stellen sich breiter auf und können ihren Kunden auf diesem Weg deutlich umfangreichere bzw. schlagkräftigere digitale Tools an die Hand geben.

Insbesondere ERP- und ECM-Anbieter erkennen in zunehmendem Maße den Mehrwert von Input-Management-Lösungen in Kombination mit ihrer eigenen Software.

Von der Hardware zur Software

Ein weiteres Beispiel für diese Erweiterung eines (digitalen) Portfolios existiert beispielsweise für Anbieter und Hersteller von Druckern und Scannern. Durch die weitreichende Digitalisierung nimmt die Menge physischer Dokumente immer weiter ab. Dadurch suchen Unternehmen, die sich auf den Hardwarebereich spezialisiert haben, also immer häufiger nach Möglichkeiten, ihren Kunden auch zukünftig einen Mehrwert bieten zu können. Sie benötigen demnach Möglichkeiten zur Erweiterung ihres Portfolios im Bereich der Dokumentenverarbeitung. Input Management ist hier die ideale Ergänzung.

Flexible Standardlösung

Es ist wichtig, Partnern eine Standardlösung anbieten zu können. Eine Lösung von hoher Qualität, aber frei definierbar. Mit anderen Worten: Die Anwendung muss relativ einfach zu implementieren sein. Außerdem muss es dem Partner möglich sein, schnell die erforderlichen Kenntnisse zur Implementierung und Nutzung zu erlangen, damit er die Lösung an Endbenutzer liefern kann. Diese kurze Vorlaufzeit kann nur durch die Lieferung eines flexiblen Produkts erreicht werden. Flexibel in der Umsetzung, aber auch im Einsatz.

Als Softwarehersteller kann man natürlich einen noch größeren Mehrwert schaffen, indem man Partner mit Trainings, Schulungen etc. begleitet, sodass sie die Lösung danach selbstständig vertreiben können.

Es ist wichtig, Partnern eine Standardlösung anbieten zu können. Eine Lösung von hoher Qualität, aber frei definierbar.

Hoher Stellenwert

Ich finde: der Stellenwert des Input Managements kann heute gar nicht oft genug betont werden! Und er muss hinreichend deutlich sein. Die Endbenutzer müssen von ihrem Anbieter wirklich in den digitalen Wandel einbezogen werden. Es klingt klischeehaft, aber Menschen fühlen sich oft von Veränderungen bedroht. Das kann auch in dieser Situation der Fall sein. Die Benutzer möchten wahrscheinlich zunächst wissen, was ihnen die Software bringt, also muss man ihnen die Vorteile im Voraus deutlich aufzeigen. Unsere Partner müssen dementsprechend in der Lage sein, den Mehrwert des Produkts anzugeben, das sie verkaufen möchten. Wenn ein Partner den Mehrwert für seine Endkunden nicht sieht und diesen interpretieren kann, bleibt der Erfolg aus. Die Lösung muss unter den Top 3 dessen stehen, was ein Partner an seine Kunden verkaufen möchte. Wenn ein Partner von der Lösung nicht so begeistert ist wie der Lieferant, dann kostet die Partnerschaft Zeit und Energie, liefert aber keinen entscheidenden Beitrag zur Digitalisierung des Mittelstands. Und darum geht es letzten Endes, denn wir haben einen gemeinschaftlichen Digitalisierungs-Auftrag! Folglich gilt: Nur wenn das Produkt oberste Priorität hat und der Mehrwert allen bewusst ist, wird eine Partnerschaft zum Erfolg. Und nur so kann Input Management den Weg zum digitalen Büro bereiten.

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