Trotz zunehmender Digitalisierung werden täglich eingehende Dokumente wie E-Mails, Formulare, Rechnungen und Belege in sehr vielen Unternehmen noch manuell erfasst und sortiert, um danach in z. B. ein DMS, ERP oder FiBu übertragen zu werden. Dieser Vorgang ist – gerade bei Rechnungen – ineffizient und kostet viel Zeit und Geld. Stattdessen lohnt sich die Anschaffung einer Software für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.
Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Nach wie vor existieren viele Kontroversen bei der Frage, was „echte“ digitale Rechnungsverarbeitung ist und was nicht. Digitale Rechnungsverarbeitung wird auch als elektronische Rechnungsverarbeitung bezeichnet. Die effizienteste und fehlerloseste Form bezieht sich auf die Verarbeitung von sogenannten E-Rechnungen. Der Einfachheit halber definieren wir an dieser Stelle aber: Digitale Rechnungsverarbeitung ist die computergestützte und (semi-) automatisierte Verarbeitung von (papierbasierten, digitalisierten und digitalen) Rechnungen.
Auf unserer Infoseite „Was ist eine E-Rechnung und was bedeutet digitale Rechnungsverarbeitung?“ haben wir übrigens alle wichtigen Informationen zu diesem Thema versammelt.
Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet eine Menge Vorzüge gegenüber der manuellen Variante. Die fünf wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Zeitersparnis
- Kostenersparnis
- Fehlervermeidung
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Informationen immer und überall verfügbar
1. Zeitersparnis
Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung können Mitarbeiter eines Unternehmens viel Zeit sparen, da zeitaufwendige manuelle Aufgaben, wie z. B. das Sichten, Sortieren und Verteilen von Rechnungen, wegbleiben. Die Verarbeitung der Dokumente wird mittels automatischer Klassifikation, Extraktion und Dokumententrennung deutlich beschleunigt. Dank künstlicher Intelligenz kann eine adäquate Software alle relevanten enthaltenen
Daten identifizieren und erfassen – egal wo sich diese im Dokument befinden. So lassen sich unterschiedliche Dokumente automatisch dem jeweils richtigen Schritt der Folgeverarbeitung zuordnen. Mittels intelligenter Empfängererkennung können zudem eingehende Informationen automatisch der adressierten Person oder Abteilung zugeordnet werden, ohne dass dieser Schritt händisch geschehen muss.
Konkret zeigt sich das beispielsweise bei der Rechnungsverarbeitung. Während der komplette Verarbeitungsprozess einer papierbasierten Rechnung im Schnitt 27 Minuten dauert, kann eine vollständig digitale Rechnung (eine sog. E-Rechnung) im Idealfall in rund 2 Minuten verarbeitet sein. Somit haben die Mitarbeiter viel mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und können sich wieder auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren.
2. Kostenersparnis
Mit der Zeitersparnis geht im Idealfall auch eine Kostenersparnis einher. Wie bereits in unserem Video „Digitale vs. analoge Belegverarbeitung“ erwähnt, können mit der digitalen Dokumentenverarbeitung enorme Kosten gespart werden. In diesem Video erfahren Sie wie hoch die Kostenersparnis bereits im ersten Jahr nach der Einführung ist.
3. Fehlervermeidung
Ein weiterer Vorteil der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ergibt sich daraus, dass die Fehlerquote im Gegensatz zu der manuellen Verarbeitung enorm sinkt. Durch die automatische Validierung und Fehlererkennung werden menschliche Irrtümer erheblich reduziert. Vordefinierte Regeln überprüfen einzelne Felder innerhalb des Dokuments auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit. Auf diese Weise lassen sich Verarbeitungs- und Übertragungsfehler, beispielsweise eine unvollständige IBAN in einer Rechnung, weitestgehend vermeiden. Auch hier wieder das Beispiel E-Rechnung: Beim Empfang und der Verarbeitung einer digitalen Rechung im XRechnung oder ZUGFeRD Format können enthaltene Metadaten automatisiert in ein Buchhaltungssystem oder in eine ERP-Lösung übermittelt werden. Dadurch, dass manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum reduziert werden, lassen sich Übertragungsfehler vermeiden. Mit einer selbstlernenden und trainierbaren Wissensdatenbank wird das System zudem mit jeder Verarbeitung intelligenter und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt noch mehr.
4. Mitarbeiterzufriedenheit
Die Entlastung der administrativen Erfassungsaufgaben, die optimale Steuerung von Informationsflüssen und die einheitliche Verarbeitung eingehender Dokumente führen schließlich auch dazu, dass die Mitarbeiter im Unternehmen viel motivierter sind und ihre Arbeit gerne machen. Warum das so ist? Die Erklärung ist einfach und fußt vor allem auf der Reduzierung monotoner Tätigkeiten. Langandauernde, einförmige und sich wiederholende Arbeitsaufgaben führen Studien zufolge in der Regel zu ermüdungsähnlichen Zuständen. Menschen fühlen sich unterfordert – die Produktivität sinkt, die Motivation leidet und Fehler häufen sich. Indem man monotone Tätigkeiten die die Erfassung von Daten und Informationen in Dokumenten „Kollege Computer“ überlässt, kann man Mitarbeitern stattdessen Aufgaben zuteilen, die mehr Aktivität, Kreativität und Abwechslungsreichtum erfordern.
5. Informationen immer und überall verfügbar
Unvollständige oder fehlende Unterlagen, umfangreiche Akten und überfüllte Regale sind nur einige Probleme, die die tägliche Arbeit erschweren. Der fünfte Vorteil der digitalen Eingangspostverarbeitung ist, dass alle geschäftsrelevanten Informationen immer und überall für jeden Mitarbeiter im Unternehmen proaktiv verfügbar sind – sofern er oder sie zur Ansicht berechtigt ist. Denn alle Dokumente werden nach dem Einscannen und der Erkennung mit einer leistungsstarken OCR im Volltext durchsuchbar gemacht. Einmal eingelesen, können sie in einem digitalen Archiv elektronisch gespeichert und sekundenschnell wiedergefunden werden. Somit kann jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter auf alle Dokumente mit nur wenigen Klicks zugreifen. Und das Beste ist: der Zugriff ist standortunabhängig möglich, egal ob vom Büro aus, in Meetings oder beim Homeoffice.
Mit der digitalen Posteingangsrechnungsverarbeitung schaffen Unternehmen mehr Transparenz und legen die Basis für eine einheitliche, unternehmensweite Informationslogistik. Finden statt suchen: Geschäftsrelevante Informationen sind proaktiv verfügbar, damit die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Kontext professionell handeln können.
Möchten Sie mehr über die Vorteile der Umwandlung, Verarbeitung und Aufbewahrung relevanter Dokumente und Informationen erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unser Portfolio und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
