Der Einsatz mobiler Devices nimmt stetig zu, sodass es heute bereits mehr internetfähige Endgeräte als Menschen auf der Welt gibt. Informationen wollen per Smartphone, Tablet und Laptop abrufbar sein. Diese orts- und zeitunabhängige Nutzung von Content ist es, welche Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) in der Cloud so attraktiv für Unternehmen machen. Der Cloud Monitor 2015 des Digitalverbands Bitkom und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG ergab, dass Unternehmen ab 20 Mitarbeitern zunehmend aufgeschlossener gegenüber der IT-Wolke sind. Gerade in großen Firmen mit 500 und mehr Mitarbeitern zählt ECM als Cloud-Variante bereits standardmäßig zur IT-Ausrüstung. Die viel diskutierte Methode des Cloud-Computings wird hier als moderne und zukunftsorientierte Möglichkeit für ein effizientes Arbeiten in der digitalen Welt wahrgenommen.
Kleineren und mittelständischen Betrieben hingegen steht der konkrete Schritt in diese Form der Digitalisierung häufig noch bevor. Hier überwiegt die Unsicherheit gegenüber neuen Entwicklungen und den daraus resultierenden Konsequenzen. Softwareanbieter und Cloud-Befürworter müssen somit weiterhin aktiv Aufklärungsarbeit leisten. In diesem Zusammenhang sind folgende Aspekte relevant: Was bedeutet ECM in der Cloud und welche Möglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung für Unternehmen? Wie sicher ist die Auslagerung von Daten in ein Rechenzentrum und welche Vorteile bietet sie?
Die Möglichkeiten von ECM in der Cloud
ECM in der Cloud steht für die webbasierte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten und anderen Inhalten sowie die Einbindung in die vorhandenen Workflows. Da Arbeitsabläufe immer komplexer und vielschichtiger werden, steigen auch die Anforderungen an Softwaresysteme: Sie sollen die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen und dabei möglichst intuitiv zu bedienen sein. Es wird ein besser vernetztes Unternehmen geschaffen, bei dem Anfragen in Echtzeit bearbeitet werden – auch arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig über mobile Endgeräte. Dies fördert die effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Kollegen sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern.
Dabei kommen cloudbasierte ECM-Lösungen auch dem Bedarf nach, Dokumente, Bilder und Grafiken möglichst einfach speichern und mit anderen teilen zu wollen. Denn gerade bei einem größeren Datenvolumen greifen E-Mails zu kurz. Bisher vor allem für private Zwecke genutzt, gibt es Mitarbeiter, die auch im Unternehmenskontext immer häufiger meist kostenlose Speicherplattformen wie Dropbox nutzen. Internetangebote, die jedem (registrierten) User zur Verfügung stehen und keine lange Installationszeit benötigen. Im Gegensatz zu diesen sogenannten Public Clouds sind ECM-Anwendungen in der Cloud zwar ebenfalls sofort verfügbar, garantieren allerdings im Kontext von Geschäftsprozessen ein hohes Maß an Sicherheit. Überdies bieten sie auch Collaboration-Möglichkeiten, die über die digitale Ablage hinausgehen: Gemeinsam können die Dateien bearbeitet sowie nächste Arbeitsschritte definiert werden.
Safety first: Geschäftsdaten sicher auslagern
Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung „Cloud ja oder nein“ ist die Einhaltung der IT-Compliance des Unternehmens sowie der Schutz bei der Übertragung und Ablage der Daten. BCT und auch andere IT-Experten empfehlen die Auslagerung in Rechenzentren in Deutschland. Denn im Gegensatz zum verschlossenen Wandschrank im Büro wird hier die ausreichende Transparenz bezüglich des Speicherorts der Daten und deren kontrollierte Sicherheit garantiert. Diese richten sich nach den im Rechtsgebiet der EU geltenden Richtlinien. Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 9001 belegen, dass die (sensiblen) Geschäftsdaten auf den dortigen Servern ordnungsmäßig geschützt sind. Zudem erstellen die Experten vorsorglich regelmäßig Back-Ups an redundanten Standorten. Cloud-Betriebe, die die aufgeführten Rahmenbedingungen ganzheitlich gewährleisten, erhalten schließlich auch das nötige Vertrauen der Unternehmen, welches für die Übertragung der Daten zweifellos aufgebracht werden muss.
Ressourcen im Unternehmen sinnvoll nutzen
Je nach Bereitstellungs- und Servicemodell können Betrieb und Wartung von leistungsfähiger Hardware sowie die Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen ebenfalls bequem ausgelagert werden. Die dafür bisher benötigten Ressourcen können intern nun anders verteilt werden. Des Weiteren lassen sich Dauer und Umfang der Cloud-Nutzung dem individuellen Bedarf entsprechend anpassen. Daraus ergibt sich eine merkliche finanzielle Flexibilität: Ändert sich die Nutzerzahl oder die benötigte Speicherkapazität soll rauf- oder runtergestuft werden, hat dies direkte Auswirkungen auf die anfallenden Kosten. Man zahlt nur für das, was man nutzt und umgeht hohe Investitionen und Risiken.
Ausblick
An der ‚Pro-Cloud‘-Entwicklung sind die Mitarbeiter kleiner und mittelständischer Unternehmen maßgeblich beteiligt: Sie treiben den Übergang zu cloudbasierten, einfach zu bedienenden Softwareanwendungen voran, indem sie sich aktiv an die IT-Verantwortlichen wenden, um ihren Arbeitsplatz mittels neuer technischer Werkzeuge zu optimieren. Mobile ECM-Lösungen bringen die Vorteile des zeit- und ortsunabhängigen Agierens, welches im privaten Alltag bereits via Smartphones und Co. möglich ist, in die Berufswelt. Das Ergebnis: Die Unternehmen können ihre Servicequalität merklich optimieren und wettbewerbsfähig bleiben. Denn ECM fungiert als Archiv und vor allem als Collaboration- und Workflow-Tool. Dokumentenintensive Prozesse werden automatisiert, die Flexibilität erhöht und der eigentliche Verwaltungsaufwand verringert.
Wer mehr über die Möglichkeiten der Bürosoftware aus der Wolke wissen möchte, dem sei der Leitfaden „ECM in der Cloud“ des Bitkom ans Herz gelegt, an dem ich engagiert mitgearbeitet habe.
