Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen viel Zeit und Aufwand für das Archivieren, das anschließende Wiederfinden und das Bearbeiten ihrer Dokumente. Dabei lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Organisation im Büro verbessern und dadurch viel effizienter arbeiten.
Was ist ein DMS?
Ein DMS, kurz für Dokumentenmanagementsystem, ist eine Softwarelösung für die digitale Anwendung von Dokumentenmanagement in einer Organisation. Ein DMS bietet Unterstützung in allen Phasen des Dokumentenmanagements, auch Dokumentenlebenszyklus genannt.
Mit einem DMS digitalisieren und automatisieren Sie Dokumente und Dokumentenflüsse. Ein gutes Dokumentenmanagement ist entscheidend für reibungslose Geschäftsprozesse.
Vorteile eines DMS
Nachfolgend haben wir sechs wichtige Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem:
- Zeit sparen
- Besser zusammenarbeiten
- Sicher archivieren
- 24/7 Verfügbarkeit
- Finden statt suchen
- Kosten sparen
Mit einem DMS digitalisieren und automatisieren Sie Dokumente und Dokumentenflüsse. Ein gutes Dokumentenmanagement ist entscheidend für reibungslose Geschäftsprozesse.
1. Zeit sparen
Mit einem Dokumentenmanagementsystem sparen Sie sich die zeitraubende Verwaltung von Aktenschränken oder das Suchen von Dateien. Die Dokumente können ganz einfach per Drag-and-Drop hochgeladen werden und stehen im Anschluss jederzeit zur Verfügung, sodass sich bereits bei der elektronischen Archivierung eine erhebliche Menge Zeit sparen lässt. Da alle Inhalte auch mobil abrufbar sind, ist zudem ein zeit- und ortsunabhängiges Dokumentenmanagement möglich.
2. Besser zusammenarbeiten
Ebenso wird die Zusammenarbeit im Team oder in einer Gruppe mit einem digitalen Dokumentenmanagement erheblich verbessert. Jedes im DMS archivierte digitale Dokument steht jedem zugriffberechtigten Mitarbeiter orts- und plattformunabhängig zur Verfügung. Somit kann es jederzeit aufgerufen, bearbeitet und per E-Mail geteilt werden. Mit einer intelligenten Versionierung sind mehrere Bearbeitungsfassungen möglich ohne das Originaldokument zu überschreiben. Das heißt, dass sämtliche Arbeitsschritte protokolliert und überarbeitete Dokumente versioniert werden. Einzelne Veränderungen bestimmter Mitarbeiter sind jederzeit einsehbar.
3. Sicher archivieren
Die Datensicherheit spielt in der Öffentlichkeit eine große Rolle. Besonders wenn es um sensible Daten wie z. B. Dokumente in digitalen Personalakten geht, denn diese unterliegen einer besonderen rechtlichen Schutzpflicht. Auch andere digitale Akten sollten sicher archiviert werden. Deshalb ist der Punkt Sicherheit bei einem Dokumentenmanagementsystem von hoher Bedeutung. Wichtige Dokumente müssen geschützt archiviert werden. Mit einer konfigurierbaren Zugriffskontrolle können nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen – und dank individueller Berechtigungen auch nur auf diejenigen, für die sie tatsächlich freigeschaltet sind. In einem modernen DMS erfolgt die digitale Dokumentenablage in einem Rechenzentrum in Deutschland, welches über hochmoderne, mehrfach zertifizierte Sicherheitsvorkehrungen verfügt. Umfangreiche Maßnahmen zur Datensicherheit gewährleisten einen verlässlichen Schutz gegen Stromausfall, Feuer, Einbruch und Hacking.
4. 24/7 Verfügbarkeit
Wie oben schon erwähnt, können mit der elektronischen Dokumentenablage alle zugriffberechtigten Mitarbeiter jederzeit von überall die gewünschten Dokumente abrufen und damit arbeiten. Egal ob in Meetings, im Homeoffice oder im Büro, alle relevanten Dokumente lassen sich sekundenschnell abrufen und teilen.
5. Finden statt suchen
Mithilfe einer Volltextsuche mit praktischen Filter- und Sortierungsmöglichkeiten ist das Wiederfinden von digitalen Dokumenten schnell geschehen. Es spielt keine Rolle wo das Dokument abgelegt ist oder unter welchem Namen. In einem modernen Dokumentenmanagementsystem ist es ausschlaggebend, was in diesem digitalen Dokument steht. Das heißt, dass ein bestimmtes Dokument sekundenschnell unter Tausenden gefunden wird.
6. Kosten sparen
Dank der digitalen Archivierung und Verwaltung aller Dokumente in einem Unternehmen lassen sich nicht nur Kosten für Büromaterial wie Papier und Druckfarbe oder die Wartung der Kopierer einsparen, sondern auch Kosten für Lagersammlungen und deren Verwaltung. Die geringeren Liege-, Such- und Transportzeiten tragen dazu bei, dass Dokumente ohne Umwege den jeweils zuständigen Stellen und Sachbearbeitern zugeordnet und dort dann wesentlich effizienter bearbeitet werden können. Da die Mitarbeiter durch ein DMS wesentlich weniger Zeit für administrative Tätigkeiten aufwenden müssen, können sie sich intensiver auf die Kunden konzentrieren.
Auf der Suche nach einer Lösung?
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen viele Vorteile und einen großen Vorsprung im Markt. Mithilfe der digitalen Dokumentenverwaltung mit einem DMS kann mehr Zeit in andere wichtige Aufgaben investiert werden, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig steigern.
BCT Deutschland arbeitet mit zahlreichen Partnern zusammen, die unsere Software für digitale Dokumentenprozesse als Ergänzung zu Ihrem DMS vertreiben. Darüber hinaus bieten wir interessierten Partnern auch unsere BCT Essentials Datenräume an. Dabei handelt es sich um leicht zugängliche „Aspekt-Archive“ für definierte Abteilungen und Anwendungsbereiche, in denen wichtige Dokumente sicher und kontextbezogen aufbewahrt werden können. Kein komplettes DMS also, sondern eine (in der Basis) vollständig cloudbasierte Archivierungslösung. In den BCT Essentials Datenräumen lassen sich Dokumente im Handumdrehen und je nach spezifischem Kontext digital archivieren, organisieren, verwalten und Mitarbeitern sowie Externen zur Verfügung stellen.
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