Die Mobilität der Arbeit ist – dank nahezu immer und überall verfügbarem Internet und leistungsfähigen mobilen Endgeräten – in den Fokus gerückt.
Realisiert werden kann sie durch das Konzept Smarter Working und, damit einhergehend, mit neuen Lösungen und Technologien. Darüber hinaus gibt es noch weitere organisatorische, architektonische und vor allen Dingen menschliche Faktoren, die großen Einfluss auf die erfolgreiche Realisation des ‚neuen‘ Arbeitens haben.
Smarter Working, definiert durch die vier Cs – Communicate, Concentrate, Contemplate und Collaborate –, bildet die Basis für zukünftige Arbeitsprozesse.
Communicate – schnell und effizient kommunizieren
Die Kommunikation ist ein zentrales Thema in der globalisierten und digitalisierten Welt. Konzepte zur mobilen Kommunikation sind besonders relevant für all diejenigen, die nur sporadisch am Firmensitz sind. Effiziente Kommunikation bildet allerdings für jeden Mitarbeiter die Grundlage für optimales Arbeiten. Konzepte wie Unified Communications, Konferenzlösungen oder auch die Multichannel-Kommunikation im Callcenter sind Werkzeuge, die eine Kommunikation ohne Fallstricke zulassen. Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kommunikationskanälen zu nutzen oder auch Konferenzen mit einem Klick zu starten, sind dabei nur einige Komponenten, die für viele Unternehmen schon heute einen deutlichen Mehrwert bedeuten.
Concentrate – auf das Ziel fokussieren
Neues Arbeiten lebt aber nicht davon, immer erreichbar und jederzeit kommunikationsbereit zu sein. Ebenso wichtig sind Räume und Zeiten zur Konzentration und für fokussiertes Arbeiten. Nun können nicht alle Unternehmen aus ihren Büros einen ‚Spielplatz‘ für kluge Köpfe machen, mit Kreativ-Kammern oder Rutsche à la Google. Feste Zeiten für das Arbeiten ohne Störungen zu schaffen, ist auch ohne Denkboxen möglich – mittels Präsenzmanagement. Hierbei steuern die Mitarbeiter selbst, wann sie erreichbar und damit bereit für Kommunikation sind, aber auch wann sie nicht gestört werden möchten. Sichtbar für Kollegen ist dies anhand einer kleinen Ampel neben dem Namen im digitalen System.
Contemplate – Zeit für die Auszeit
Contemplate steht für die Auszeiten im Alltag, die sich jeder nehmen sollte. Denn Kreativität und Motivation erreicht man nicht durch Anspannung und Druck. Erholung und Regeneration sind der Schlüssel zu neuen Ideen sowie zur Freude an dem, was man tut. Durch die Nutzung eines Präsenzmanagements beispielsweise, kann man sich (Zeit-)Räume zum Durchatmen schaffen. Work-Life-Balance ist hier das bedeutendste Stichwort. Dort, wo sich Mitarbeiter ihre Zeit flexibel einteilen können, erhalten sie als Privatperson mehr Raum für die Familie oder ein anderweitiges Gegengewicht zur Arbeit.
Collaborate – zusammen, überall, verteilt arbeiten
Mobilität, unabhängig von starren Zeiten und Räumen gemeinsam zu arbeiten, ist das Ziel des neuen, einfachen Arbeitens. Das gilt im Kleinen, bei Mitarbeitern, die im Homeoffice oder in verschiedenen Gebäuden arbeiten, aber auch für Teams, die über Kontinente oder Zeitzonen verstreut sind.
Neben dem konzeptuellen Ansatz unterstützen sie neue Technologien und Werkzeuge dabei, ihre Ziele erfolgreich zu erreichen und effizient zu kommunizieren. Konferenzlösungen, Unified Collaboration und Communications oder auch ‚nur‘ eine Webcam und eine Software zum Desktopsharing sind Hilfsmittel, die eine nutzbringende Zusammenarbeit ermöglichen, unabhängig davon, an welchem Ort der Welt man sich befindet.
Den Wandel planen, leben und gezielt vorantreiben
Völlig egal, ob sich Unternehmen dafür entscheiden, ein komplexes Smarter-Working-Konzept zu etablieren oder nur einzelne Aspekte oder Werkzeuge einzuführen: Jede neue Art des Arbeitens und des kollektiven Miteinanders erfordert Regeln, Motivation und das Loslassen von Altem.
Deshalb sollte keine Veränderung – auch wenn es nur eine kleine Schraube ist, an der gedreht wird – ohne Vorbereitung, begleitendes Change Management und vor allem die Einbeziehung der Mitarbeiter erfolgen. Die vier Cs bieten die Grundlage für Veränderung in der Arbeit. Aber es reicht nicht, diese ohne Erklärung, ohne die notwendigen räumlichen Voraussetzungen und ohne das Vorleben der neuen Konzepte realisieren zu wollen. Nur wenn alle Beteiligten die Veränderung leben, dahinter stehen und bewusst die gewohnten Prozesse und Werkzeuge hinter sich lassen, wird langfristig ein positives Ergebnis messbar sein.
Smarter Working oder auch „einfach anders Arbeiten“ ist kein Allheilmittel, das im Handumdrehen die Motivation um 100 Prozent steigert oder die Arbeitseffizienz innerhalb eines Monats verdreifacht. Auch kann nicht jedes Unternehmen sämtliche Komponenten umsetzen. Wer sich mit dem Konzept und den zugehörigen Werkzeugen beschäftigt, muss sich zunächst bewusst werden, was der Markt anbietet und was für sein Unternehmen und seine Mitarbeiter wichtig und umsetzbar ist.
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