Das digitale Büro: Drei Tipps für den optimalen Einstieg

Viele Mittelständler stellen sich nach wie vor die Frage, wie sie die Möglichkeiten des digitalen Arbeitens bestmöglich in den Unternehmensalltag integrieren können. Drei Tipps, die vertretend für häufig gestellte Fragen stehen, sorgen für den optimalen Einstieg.

1. Was als Mittelständler beim Einstieg in die digitale Arbeitswelt zu beachten ist

Sehr wichtig ist, mit Bedacht vorzugehen und die Umstellung auf das digitale Büro Schritt für Schritt vorzunehmen. Allen Mitarbeitern sollten frühzeitig die Vorteile der digitalisierten Arbeitsabläufe aufgezeigt werden, beispielsweise, dass sie in Zukunft benötigte Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sehr viel schneller finden werden. Erst dann können die vorhandenen Prozesse effektiver gestaltet werden.

Auch hier gilt es, die Mitarbeiter rechtzeitig einzubinden: „Traditionelle“ Prozesse können (und sollten) – beispielsweise aufgrund veralteter Systematiken, veränderter Gesetzeslage oder neuer Personenstrukturen – nicht immer direkt 1-zu-1 digital übernommen werden. Vom Sachbearbeiter über den technischen Consultant bis hin zum Vorgesetzten müssen alle als Träger des digitalen Wandels zusammenarbeiten, um so einen passgenauen Prozess auszuarbeiten und abzubilden.

2. Welche weiteren Möglichkeiten sich durch den Übergang zum digitalen Büro ergeben

Weiteres Potenzial zur Alltagserleichterung ergibt sich aus dem maschinellen Auslesen und Klassifizieren von Dokumenten. Die dadurch gewonnenen Informationen lassen sich anschließend vollautomatisch im DMS oder einer anderen angeschlossenen Lösung verwenden. Das muss heutzutage übrigens nicht mehr inhouse geschehen, sondern kann bequem an Experten ausgelagert werden, was wiederum die interne Zusammenarbeit beschleunigt.

Eine weitere Möglichkeit ist es, nach der Digitalisierung der Eingangspost und der digitalen Weiterverarbeitung auch für eine digitale Ausgangspost zu sorgen, also Rechnungen, Bestellbestätigungen und andere Antworten vom System aus per E-Mail oder einem anderen gewünschten Kommunikationskanal zu versenden. Auf diese Weise deckt man sowohl die Input- als auch die Output-Seite des digitalen Büros ab.

3. Worin die größte Herausforderung bei der Umstellung auf das ‚neue Arbeiten‘ liegt

„Never change a running system“ – ich denke dieser veraltete Satz beschreibt es sehr treffend. Viele Mitarbeiter haben bei der Arbeit mit Papierdokumenten mittlerweile ihr ganz eigenes System geschaffen und in die Arbeitsabläufe der Unternehmen etabliert. Da ist oft zweitrangig, dass diese bei weitem nicht optimal verlaufen oder gar für alle reproduzierbar sind. Hier ist ein gutes Changemanagement essentiell, schließlich muss neben dem Aufbrechen etablierter Strukturen zum Beispiel häufig auch mit Sicherheitsbedenken gegen Cloud-Computing aufgeräumt werden.

Eine weitere substanzielle Herausforderung stellt aber auch die Schaffung eines „digitalen Bewusstseins“ bei sämtlichen Mitarbeitern dar. Nur wenn das Thema Digitalisierung mit genügend Verständnis und Konsequenz in Angriff genommen wird, lassen sich „nebenbei-Umstellungen“ vermeiden, denen es häufig an Ernsthaftigkeit fehlt und bei denen es oft zu Schwierigkeiten beim Verständnis des neuen Systems kommt.

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