Wat is digitaal factureren?

Digitaal factureren betekent dat u facturen ontvangt, verwerkt en verstuurt in digitale vorm. Dit kan een pdf-factuur of een Word-factuur zijn, maar het meest efficiënte is om met e-facturen te werken. Dit is een digitale factuur in een standaard verwerkingsformaat die volautomatisch door systemen verwerkt wordt.

Inhoud

• Verwarring bij digitaal factureren
• Waarom digitaal factureren?
• Inkomende digitale facturen automatisch verwerken
• Inkomende papieren facturen digitaliseren en automatisch verwerken
• Digitale facturen versturen

Verwarring bij digitaal factureren

Digitaal factureren wordt ook elektronisch factureren, of e-factureren genoemd. De laatste term echter, wordt zoals hierboven al beschreven, gereserveerd voor de meest efficiënte vorm van digitaal factureren. De e-factuur heeft een standaard verwerkingsformaat (meestal een UBL-variant) en is voor systemen gemaakt. Een dergelijke factuur is voor de mens dan ook nauwelijks leesbaar. Dit wordt opgelost door samen met de e-factuur tevens een kopie in pdf-vorm te versturen.

Waarom digitaal factureren?

1. Voldoen aan wet- en regelgeving
2. Tijdbesparing
3. Om fouten te voorkomen
4. Kostenbesparing
5. Om het milieu te sparen
6. Om sneller te kunnen betalen

Rijksoverheid: “Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten.”

Voldoen aan wet- en regelgeving

De laatste fase van de wetgeving die in 1 april 2019, die verplicht stelt om elektronische facturen die ondernemers hen bezorgen, te ontvangen en te verwerken, gaat op 1 november 2023 van kracht. Dat betekent dat alle lokale overheden facturen met een waarde boven de €3.000 exclusief BTW moeten kunnen verwerken. En dat is een belangrijke grens omdat elke lokale overheid wel eens een factuur verstuurt of krijgt die voldoet aan die grens. Denk aan facturen van of naar de aankoop van goederen, diensteninkoop of nutsvoorzieningen. De conclusie die getrokken kan worden is dat alle lokale overheden in Vlaanderen een e-factuurverwerkingssysteem nodig hebben.

Tijdbesparing

Digitaal factureren levert een fixe tijdsbesparing op omdat er veel handmatig werk uit het factuurproces wordt weggenomen. Vooral het verwerken van niet-digitale facturen kost veel tijd. Denk aan het handmatig uitsorteren van facturen en het overtypen van factuurgegevens naar het financieel systeem.

Ter illustratie: BCT heeft een onderzoek gedaan over digitaal factureren onder haar klanten. Hieruit blijkt dat het verwerken van een e-factuur (van ontvangst tot aan betaling) gemiddeld 5 minuten kost. Het verwerken van een pdf-factuur kost al het dubbele, namelijk 10 minuten. Dit staat in schril contrast met de hoeveelheid tijd die het verwerken van een fysieke factuur kost want dat is 18 minuten!

Fouten voorkomen

In ieder proces dat handmatig werk bevat, komen fouten voor. Vooral het handmatig overtypen van factuurgegevens in een ander systeem is erg foutgevoelig. Digitaal factureren neemt het handmatig werk weg en daarmee ook de foutgevoeligheid.

Kostenbesparing

Een kostenbesparing kan op verschillende manieren worden gerealiseerd. Op de eerste plaats op loonkosten. Het handmatig werk wordt weggenomen en hiermee is er minder mankracht benodigd om facturen te versturen en verwerken.

Daarnaast bespaart een organisatie versturen van digitale facturen op print-, papier- en verzendkosten. Tot slot zorgen fouten in het factuurproces ook voor kosten. Deze fouten moeten rechtgezet worden en dit is in de regel handmatig werk. Digitale facturatie neemt de fouten in het factuurproces weg en zorgt er daarmee voor dat deze onnodige kosten voorkomen worden.

Milieu sparen

Alleen al naar de overheid worden jaarlijks 12 miljoen facturen gestuurd. Het versturen van facturen op papier belast het milieu. Om papier te produceren worden er natuurlijk bomen omgehakt, maar daar stopt het niet. Denk ook aan de hoeveelheid inkt die nodig is om de facturen te printen en aan de brandstof die nodig is om het papier op de juiste plekken te krijgen.

Sneller betalen

Digitaal factureren zorgt ervoor dat een organisatie veel sneller kan voldoen aan de betaalverplichtingen. De factuur wordt automatisch verwerkt en ligt daarom niet (vaak dagen) op de bureaus van verschillende medewerkers, maar in een digitaal factuurproces is ook het accorderingsproces gedigitaliseerd. Digitale facturen komen automatisch bij de juiste mensen in een takenlijst terecht waarbij volledig inzichtelijk is hoe lang het duurt voordat ze worden geaccordeerd.

Inkomende digitale facturen automatisch verwerken

Zoals u in de inleiding heeft kunnen lezen, kunnen e-facturen volautomatisch worden verwerkt met facturatie software. Dit geldt helaas niet helemaal voor andere digitale facturen zoals pdf-facturen en Word-facturen. Deze facturen zijn namelijk voor mensen gemaakt en niet voor systemen. De factuurgegevens, zoals het factuurbedrag en het IBAN-nummer van de leverancier staan bij iedere leverancier op een andere plek in de factuur en dat maakt automatische verwerking door een systeem een grote uitdaging.

Gelukkig kunnen ook deze digitale facturen voor een heel groot deel automatisch worden verwerkt door middel van slimme herkenning software. Deze software herkend automatisch waar de nodige factuurgegevens staan en zet deze factuurgegevens over naar een financieel systeem zodat de factuur verwerkt kan worden. Dit proces wordt data-extractie genoemd en kan behalve voor facturen ook voor andere documenten en/of processen worden ingezet.

Inkomende papieren facturen digitaliseren en automatisch verwerken

Ook bij papieren facturen zijn er mogelijkheden om ze (semi)automatisch te verwerken. Met factuurverwerking software kunnen facturen in grote hoeveelheden tegelijk worden gescand en vervolgens zorgt (de hierboven genoemde) herkenning software ervoor dat de nodige gegevens automatisch worden herkend en overgezet naar het financieel systeem.

Totaaloplossing
De uitdaging die veel organisaties hebben, is dat ze facturen in alle soorten en maten ontvangen: op papier, als pdf- of als Word-bestand. En e-facturen in verschillende verwerkingsformaten zoals UBL2.0, UBL2.1, UBL-OHNL, SI-UBL etc. Gelukkig bestaat er software die alle soorten facturen kan verwerken, waaronder de factuurverwerkingssoftware van BCT.

Digitale facturen versturen

Er zijn veel oplossingen op de markt om digitale facturen te versturen. Veel van deze oplossingen sturen een pdf-factuur als emailbijlage naar de leverancier. Echter, met een dergelijke oplossing bent u niet toekomstbestendig. Zoals u hierboven heeft kunnen lezen, kunnen deze facturen aan de ontvangende kant niet volautomatisch worden verwerkt.

“E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen.”