EIM-technologie: Liber informatieplatform

Liber is hét platform voor EIM-technologie: een platform as a service met elementaire services-bouwstenen die naar behoefte met elkaar of met andere complementaire componenten of oplossingen kunnen worden gecombineerd. Op deze manier kunnen ze worden geassembleerd tot een webportal of native app om digitale werkomgevingen te creëren; de Liber-oplossingen. Het Liber-platform verbindt de verschillende beschikbare informatiebronnen zodanig met elkaar dat professionals optimaal de regie over hun eigen processen kunnen voeren.

De technologie voor digitale werkomgevingen

Digitale werkomgevingen worden mogelijk gemaakt door het inrichten van een digitale werkruimte, waar alle deelnemers aan een proces gezamenlijk kunnen werken. Deze werkomgevingen kunnen afgestemd worden op de specifieke werkmethoden en informatiebehoeften van informatieprofessionals. Dat betekent dat professionals onafhankelijk, duurzaam, veilig en verantwoord met alle benodigde informatie in de juiste context kunnen opereren. Voor alle deelnemers is hierdoor de problematiek als geheel inzichtelijk via: historie, gemaakte afspraken, onderlinge relaties, afhankelijkheden, status en bevoegdheden.

Objecten

Modern informatiemanagement betekent het overwinnen van de grenzen tussen de fysieke en de virtuele wereld. Informatie zit namelijk niet langer alleen in klassieke bronnen. Elk fysiek object kan dienen als een digitale informatiebron. Denk hierbij aan geografische objecten en producten, maar het kunnen ook personen of zelfs thema’s zijn. In feite kan alles wat van wezenlijk belang is voor een organisatie, als object worden gebruikt om informatie te verzamelen, te beschrijven en te gebruiken.

De objecten component binnen het Liber informatieplatform overwint de grenzen tussen de fysieke en de virtuele wereld en maakt een overkoepelende communicatie en interactie mogelijk. Met deze bouwsteen kunnen complexe objecten virtueel worden gedefinieerd, beheerd en als digitale informatiebron worden gebruikt. Deze objecten hebben kenmerken en onderlinge relaties. De kenmerken kunnen op basis van variabele definities vastgelegd worden. Bij een pand, als voorbeeld van een object, zijn de kenmerken onder andere de geografische coördinaten, de inhoud en het woonoppervlak. Als relatie is het gebouw onderdeel van een straat en bestaat een gebouw weer uit kamers.

Fysieke en virtuele objecten kunnen ook onafhankelijk met behulp van sensoren communiceren. Wanneer objecten zelf informatie terugkoppelen (vaak aangeduid met Internet of Things) en niet iedere wijziging administratief moet worden verwerkt, bereiken we een nieuwe vorm van verbinding tussen de fysieke en digitale wereld. Voorbeelden hiervan zijn slimme verlichting, sensoren die waarnemingen registreren of kwaliteitsmetingen.

Collaboratie

Vergaderingen en conferenties zijn vaak niet populair. Geen wonder, omdat ze vaak veel tijd kosten en niet altijd even productief zijn. De collaboratie technologie binnen het Liber platform is een online samenwerkingscomponent, oftewel de online collaboratie-omgeving. Focus is het thematisch vergaderen waarbij het belangrijk is ook de vergaderingen in het centraal organisatiegeheugen vast te leggen. Denk hierbij aan een raad van toezicht, bestuursraad, maar ook HR-gesprekken of contractbesprekingen kunnen worden aangestuurd vanuit deze component. Ze digitaliseert, optimaliseert en professionaliseert vergaderingen en biedt gestructureerde en effectieve ondersteuning van samenwerking te allen tijde. Een andere vorm van collaboratie die we onderkennen is het gebruik van Office365 applicaties. Een applicatielandschap dat onderdeel is geworden van onze standaard applicaties en naadloos samen moet werken met informatieplatformen zoals Liber. We dragen zorg voor een naadloze aansluiting van samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint, Teams en andere collaboratieve tooling in combinatie met onze oplossingen door de inzet van ons Power platform integratie. Op deze manier hoeven gebruikers zich geen zorgen te maken over de compliance van hun gecreëerde informatie.

Processen

Wanneer we dieper op de proces component van onze EIM-technologie inzoomen dan zien we een component waarmee zaakgericht werken kan worden ingevuld. Een substituut voor een zaaksysteem dat correcte en snelle dienstverlening mogelijk maakt. In dit verband biedt het Liber platform grip op veilige borging van informatie, zodat u zich altijd kunt verantwoorden volgens wet- en regelgeving. De proces-component maakt efficiënt werken vanuit één centrale werkvoorraad en grip op processen door middel van het zakenmagazijn mogelijk. Het zakenmagazijn (gebaseerd op de standaarden RGBZ, GEMMA en ZTC+) stelt de status beschikbaar van alle zaken. Hierdoor ontstaat volledige transparantie van en optimale controle over de status van alle lopende zaken.

De proces-component is gebaseerd op Adaptive Case Management (ACM). ACM is een procesmanagementaanpak om informatieprofessionals te ondersteunen die grote flexibiliteit in hun werk nodig hebben om hun zaken af te handelen. Met ACM kan de informatieprofessional alle aspecten van een zaak zelfstandig regelen en afhandelen. De taken die nodig zijn voor het verwerken van een zaak en hun volgorde kunnen individueel en flexibel worden aangepast. Het informatieplatform biedt naast de standaard ZTC functionaliteiten een aantal extra onderdelen die binnen het platform aangeboden worden. Op deze manier kan tijdens een ZTC configuratie ook extra functionaliteit worden geactiveerd zoals de integratie met E-formulieren, Persoonlijke Internet Pagina (PIP), workflow functionaliteit en een diepgaande autorisatie mogelijkheid.

Documenten

Veel beslissingen, tijdelijke informatiestanden of andere statische momentopnamen worden vandaag de dag nog steeds vastgehouden in documentvorm. Het Liber platform beschikt daarom ook over documentmanagement faciliteiten. De document component werkt vaak samen met input management technologie voor het digitaliseren en vereenvoudigen van de verwerking van inkomende documenten. Maar ze werkt ook samen met ECM-technologie en biedt dus digitale archivering en optimale controle over documentgebaseerde informatiestromen van en naar een organisatie.

Via een CMIS-interface (Content Management Interoperability Services, een standaard voor het beheer en uitwisselen van ongestructureerde informatie) worden documenten op basis van metadata in het Liber platform ter archivering aangeboden aan ECM-technologie. BCT biedt hiervoor het Corsa platform, maar Liber heeft de mogelijkheid om ook op DMS/RMA systemen van derden aan te sluiten.

De document component biedt functionaliteit waarmee documenten vanuit iedere werkomgeving eenvoudig vindbaar zijn. Het is mogelijk om documenten te classificeren en automatisch te routeren naar de juiste personen in de organisatie. ECM-technologie zoals het Corsa platform biedt aanvullend records management waarmee documenten worden verrijkt met waardevolle metadata, maar ook een digitaal archief waarin definitieve documenten duurzaam en volgens wet- en regelgeving worden gearchiveerd.

Artificial Intelligence

In het centrum van onze EIM-technologie bevindt zich een vijfde component die overlapt en samenwerkt met alle andere elementen: Artificial Intelligence (AI). Dit is waar Elasticsearch binnenkomt. Elasticsearch verzamelt informatie uit verschillende bronnen en systemen. Dat maakt het mogelijk om verschillende soorten informatie te vinden en te gebruiken die uit uiteenlopende bronsystemen afkomstig zijn. Deze vorm van AI kan dus geleerde informatie begrijpen, verwerken en leveren.