Serviceportaal
Interesse? Meer willen zien?
Neem direct contact met ons op.
Meer informatie

Digitale postregistratie

Uw digitale basis op orde

Snel en eenvoudig voldoen aan uw registratieverplichting met Corsa Postregistratie. Inkomende, uitgaande poststukken en interne stukken eenvoudig middels een gebruiksvriendelijke user-interface registreren.

Corsa Postregistratie ondersteunt de medewerkers om laagdrempelig en compliant te werken in een digitale werkomgeving.

Corsa Postregistratie maakt onderdeel uit van het Corsa Mid-Office platform. Dit platform is zo gebouwd dat men er toekomstbestendig mee kan groeien naar de noden van een bestuur.  Denk hierbij aan het creëren van een digitaal dossier, of zaakgericht werken.

Voordelen Corsa/Postregistratie

  • Voldoen aan registratieverplichting
  • Tijdwinst (automatisch toewijzen aan de verantwoordelijke dienst of persoon; routering)
  • Uitgebreide zoek- en rapportagemogelijkheden)
  • Inzage in het inkomend postregister voor schepenen en raadsleden
  • Notificaties aan burgemeester/ schepenen/ college- raadsleden
  • Beveiligen van vertrouwelijke documenten
  • Minder archiefruimte, verminderen van papierverbruik
Dots

Functionele inrichting postregistratie

De functionele inrichting voor deze digitale postregistratie oplossing is generiek en snel implementeerbaar. Onderstaand treft u een overzicht van de meest gebruikte functionaliteit van de toepassing.

Functionele inrichting postregistratie
Dots

Registratie

Inkomende-, uitgaande- en interne poststukken zijn eenvoudig te registreren. Dit kan door ze te slepen naar de applicatie óf ze vanuit een email client of MS Office applicatie direct op te slaan in de oplossing.

De bijbehorende metadata wordt vervolgens (semi)automatisch toegevoegd om de registratie compleet te maken.

Dots

Werkvoorraad

Om overzicht te creëren van de binnengekomen post wordt gebruik gemaakt van digitale werkvoorraden. Elke dienst heeft zijn eigen digitale dienstpostbus waartoe alle medewerkers van die dienst toegang tot (kunnen) hebben.

Geregistreerde documenten worden na controle door bijvoorbeeld het secretariaat, geplaatst in de dienstpostbus van de desbetreffende dienst. Vanuit deze centrale postbus kan elke medewerker van de dienst de post direct behandelen of toewijzen aan specifieke medewerkers. Van zodra deze de post hebben doorgenomen kunnen ze deze afhandelen. Onze toepassing legt vast dat de stukken in goede orde zijn ontvangen. Indien van toepassing wordt ook de relatie met het bijbehorende uitgaande stuk opgeslagen.

Dots

Office integratie

Documenten vanuit Word, lijsten van Excel of e-mails vanuit Outlook kunnen middels onze standaard integratie worden opgeslagen in MyCorsa NxT. Middels onze office plug in kunnen de eindgebruikers met 1 druk op de knop documenten opslaan. Ze kunnen deze documenten ook direct koppelen aan andere documenten binnen onze toepassing. Dankzij deze relatie tussen documenten kan men bijvoorbeeld, ten alle tijden achterhalen op welke inkomende brief de uitgaande brief betrekking heeft gehad.

Het is ook mogelijk om vanuit een eigen mappenstructuur (verkenner) documenten in MyCorsa NxT te slepen. Hierbij worden de bestanden ook opgeslagen in MyCorsa NxT.

Dots

Notificatie

Een veel voorkomende vraag is om ook gebruikers te informeren over binnengekomen documenten, zonder dat ze deze dienen te behandelen. Bijvoorbeeld de algemeen directeur wil graag op de hoogte zijn van alle binnengekomen post. Deze vraag is opgevangen binnen ons systeem door een notificatiefunctionaliteit. De gebruikers kunnen een overzicht ontvangen van de binnengekomen documenten, waarbij zij deze ter kennisname kunnen afhandelen.

Dots

Rapportage

De database van Corsa is volledig doorzoekbaar op alle metadatagegevens waardoor we heel snel de geregistreerde informatie kunnen opvragen. Daarbij is ook mogelijk om standaardrapportages op te stellen van bijvoorbeeld alle binnengekomen post van de afgelopen week of een overzicht van alle post van een bepaalde dienst over een bepaalde tijdsperiode.

Deze rapportages kunnen gebruikt worden in de aansturing van uw gemeente.

Dots

Scanning (optioneel)

Dagelijks wordt de inkomende, interne of uitgaande documenten gescand en verwerkt in MyCorsa NxT. Middels barcodes kunnen verschillende brieven onderscheiden worden van elkaar. Deze brieven krijgen automatisch een uniek registratienummer.

Op het moment dat een brief aangepast en bijvoorbeeld ondertekend is, kan deze bijgescand worden door de barcode herkenning van onze applicatie. De bijgescande brief zal als tweede versie aan de originele brief toegevoegd worden.

Dots

Koppeling Authentieke bronnen (optioneel)

Voor het raadplegen van de Authentieke Bronnen zoals RR, VKBO, Crab kan Corsa aangesloten worden op het gegevensdelingsplatform MAGDA. Corsa ondersteund de medewerker dan met een aantal handige functionaliteiten om compliant en volgens AVG richtlijnen te werken.
Dots
Online demo

Interesse? Meer willen zien?

Neem direct contact met ons op.
Meer informatie